專案經理如何讓功勞苦勞一把抓？交出成果才算數

2015-02-19

經理人月刊

把議題分解到「可以回答」的程度，是達成專案目標的關鍵。議題太大、顧此失彼與注重過程卻忽略成果，是專案管理的3個常見錯誤。想要達成目標，必須設法避開這些錯誤。

上一期，我們談到成功的專案取決3個關鍵要素，包括：1. 內容：交出具有洞察（insight）和附加價值的成果。2. 流程：控管在有限時間內完成專案的步驟。3. 人：掌握專案之利害關係人（stakeholders）的需求，並且確保每一位組員發揮潛力、達成任務。這一期，接著談專案經理的角色與專案管理常見的3個錯誤。

專案經理的9個重要任務

一般而言，在專案正式啟動或組員到齊之前，專案經理可以「預做」以下6項功課：

1.掌握專案脈絡（project context）：客戶找我們是為了發現、解決真正的問題，所以要先釐清客戶目前面臨什麼問題？發生這些問題的相關背景與脈絡又是什麼？

2.釐清專案目標/定義必須回答的關鍵問題（project objectives/key questions to be answered）：客戶希望透過專案達成什麼目標？又該如何達成這個目標？

3.建立假說（hypothesis）：建立初步的假說，讓專案資源集中在驗證和修正假說上。

4.找出達成專案目標的方法（project approach）：每一個步驟都是為了達成專案目標，避免浪費寶貴的時間與人力。

5.定義關鍵產出（key deliverables）：交出的成果必須符合客戶期待。

6.建置團隊架構（team structure）：通常是三層架構，由上而下為：指導委員會（由客戶公司高層主管與顧問公司合夥人組成，負責掌握專案方向、投入資源與把關品質）、專案管理層（由專案經理定義組員任務、分配工作與管理進度）與工作團隊（執行任務）。

7.畫出議題樹（issue trees）：把問題分解到可以回答的程度，接著畫出議題樹。

8.設下活動時間軸/關鍵里程碑（activity timeline / key milestones）：可以當成查核點（check point）以檢查進度。

9.決定關鍵會議/議題（key meetings/ agenda）：預先決定主要專案會議與相關議程，讓相關與會人能提早準備。專案啟動會上，通常專案經理會將上述事項和專案團隊一起分享與討論，以確保所有人方向一致。

專案管理的3個常見錯誤

在專案3個關鍵要素（內容、流程與人）之中，內容是專案成敗關鍵，為了確保內容的品質、完成客戶所託，必須設法避開以下的錯誤：

1.議題太大：沒有把議題分解到可以回答的程度

學校老師給學生出的題目，都是已經定義好的問題；在職場上，我們必須從「找對問題」做起。管理顧問有時候甚至必須從「現在客戶面臨的問題究竟是什麼」開始定義，這也是與求學時期最大的不同之處。

上述第7項任務──畫出議題樹，就是解決議題太大的好方法。假設我們為某公司定義的議題（issue）是「發展亞洲成長策略」，由於這是個無法回答的大議題，所以我們往下分解出兩個中議題：（1）既有市場還有沒有成長的空間；（2）新興市場有沒有可以進入的空間。

接著，就這兩個中議題，我們還可以細分出小議題，因為當問題分解到夠細的程度，就比較容易提出解決對策。假如既有市場還有成長空間，就可以再追問方法有哪些？如果決定放棄亞洲市場，那是賣給別人還是退出？要是賣給別人，那要賣給誰、賣多少錢？如果退出市場，又可能損失多少錢？

2.顧此失彼：過度注重架構的表象，忽略洞察（insight）

專案的另一個常見錯誤是「MECE中毒」，也就是過度注重邏輯思考的MECE原則（Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中譯為「彼此獨立，互無遺漏」），卻忽略了從中發現的洞察。

再強調一次，BCG所謂的洞察，指的是了解「我們究竟能夠提供客戶什麼附加價值」，提出客戶不知道、對客戶有關鍵性影響的發現或建議。洞察對BCG而言，通常也代表我們對客戶提供的「附加價值」。

以分析「日本車為什麼在中國大陸賣不好」為例，如果重視表面上的MECE原則，可能就會從4P（Product產品、Place通路、Price價格、Promotion促銷）或3C（Company公司、Competition競爭者、Customer顧客）這些架構著手。然而，如果你最後只羅列出各個面向的觀察，無法總結成對客戶有用的建議，客戶根本不需要付錢給你，換得沒有價值的建議。

切記，MECE有於找出邏輯、整理思緒，但是要避免走火入魔。根據我們的經驗，光是一般性（generic）的主張或只有MECE的框架，其實很難產生洞察。