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新書搶先看》不再被打槍,3個小訣竅讓你提案一次通關

2018-10-20
下地寬也
新書搶先看》不再被打槍,3個小訣竅讓你提案一次通關
經常可以看到如下所示,只是單純的把自己負責的業務列出來的目錄,那是不及格的。
  1. 問卷調查的結果。
  2. 加班時間的變化。
  3. 報價件數與加班時間的相關分析。
  4. 手機日報系統。

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這麼一來將看不出提案的流程,決策者也會覺得只是得到片段的情報。此外,不妨事先在目錄下面寫上希望決策者從哪個角度來看、想確認什麼。例如寫成以下這樣—
【今天想確認的事】
  • 對問題的認識有沒有出入。
  • 解決方案的方向、目標設定是否恰當。
  • 若上述兩點沒問題的話希望能開始提案。
只要寫上這些,決策者在看資料的時候應該就會意識到這幾點。
如果再把說明的時間與發問的時間也以「說明時間:十分鐘、發問時間:二十分鐘」的方式寫上去,決策者也會集中精神聽你報告。
一旦資料的頁數超過六張,即使已經先用目錄告知資料的內容,決策者也可能聽到一半就忘了流程。為了避免這種情況發生,請如右圖所示,在變換章節的時候再次插入目錄,把接下來才要開始的章節用顏色標示出來,就能讓決策者在掌握全貌的前提下,理解這份資料在說什麼。

提案的每一頁都該分成三個部分

每一頁皆以「標題」「訊息」「內容」加以統一的效果。
每一頁的資料都分成三個部分。最上面是「本頁標題」。下一行則是「主要訊息」。頁面的中央則是載入圖片或圖表的「內容」。
當然,還要再加上頁碼。會議上Q&A 的時間要是沒有頁碼會很不方便。
還有,所謂好的資料,會讓「資料的格式」具有一致性。
舉例來說,如果是相關的情報,會採用相同的文字大小、字型、配置等,以統一「資料的格式」—這麼一來,自然就會變得很容易理解。
新書搶先看》不再被打槍,3個小訣竅讓你提案一次通關
提案一次過關的人,會隨時站在決策者的立場思考,為了減輕決策者的負擔,製作的資料只要看到位於資料上方的本頁標題和主要訊息,就能知道要表達什麼。
具體而言,就是把本頁標題和主要訊息的文字大小和版面配置統一。光是這樣,這兩行字就會自然而然映入決策者的眼簾。
不擅長製作資料的人,根本就沒有想要統一「資料格式」的概念。因此文字大小和版面配置總是不斷變換,甚至會出現只有圖、沒有說明文字的頁面。這麼一來,決策者就無法馬上反應過來那一頁想要傳達什麼。
也有人認為「每一頁應該有其最適合的配置」,但那是不對的。整份資料的格式都要加以統一,才比較容易閱讀,而非隨頁數更換格式。關於版面的具體設計將在第六章加以說明,以下先為各位說明規畫架構時的重點。
新書搶先看》不再被打槍,3個小訣竅讓你提案一次通關

TIPS

  1. 本頁標題:用來表示那一頁寫了些什麼。
    重點在於要明確的指出這一頁是在說明六大構成要素「目的」「問題癥結」「原因」「解決方案」「目標」「計畫(時程表、編制、預算)」的哪個部分。 換句話說,要確實的把這些字眼放進標題裡。以「法人業務的間接業務效率化的企畫書」為例,標題可以用「提案的目的」「法人業務的問題癥結」「間接業務增加的原因」「提升間接業務效率的解決方案」等方式呈現。
  2. 主要訊息:用來表示提案者的主張。
    也就是要寫下那一頁最想表達的內容。如③所述,要遵守「一頁一情報」的鐵則。 主要訊息的技巧在於要明確的寫出關於那六個構成要素的結論各是什麼。換句話說,就像「目的為○○○○」「問題出在○○○○」「原因是○○○○」這樣(當然,每次都要將文章的遣詞用字寫得淺顯易懂)。 例如在說明「法人業務的間接業務效率化的企畫書」的原因,就要以「報價、調度商品業務欠缺系統化,導致很花時間是主要原因」來表現主要訊息。
  3. 在思考本頁標題及主要訊息時,請注意這兩點有沒有出入。
    舉例來說,明明在本頁標題寫著「資料的目的」,主要訊息卻是「利用手機報價系統有效運用移動時間的方案」這種目的以外的內容—無法一次過關的提案經常會出現這種狀況。(本文摘錄自《日商顧問狂推提案一次就過的技術》今周刊出版)

 

 

書籍介紹
作者: 下地寬也
出版社: 今周刊
出版日期:2018年10月
 
下地寬也
1969年出生於兵庫縣。為KOKUYO股份有限公司工作風格顧問。KOKUYO研習單位技能公園(Skill Park)的資深訓練員。千葉大學工學部工業意匠學科畢業。
1992年進入KOKUYO股份有限公司,從事辦公室內設計,進行與工作環境及員工行動(創造性、溝通能力、意識型態等)有關的分析、研究等業務後,自2003年起負責以法人為對象的企業改革顧問、人才培育、員工訓練。擔任過工作風格研究所的所長,目前在經營企畫室研究變革管理。
本書囊括提案、說服、報告、行銷等方面,是作者從長年蒐集資料的心得中導出如何製作出「一次就能過關的資料」之心法的集大成。
著有《1分鐘簡報法:日本第一創意文具店KOKUYO員工必修的終極簡報術》《3秒思考,2秒決定!日本第一創意文具店KOKUYO員工必修的超效率思考術》等作品。
 
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