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別再做無效的年度計畫!從行程分配開始健檢,你有多少時間完成目標?

2019-11-21
Zen大
別再做無效的年度計畫!從行程分配開始健檢,你有多少時間完成目標?
【SmartM解讀】新的一年有不少人喜歡為自己設定年度目標,卻常常在年中就拋諸腦後,或是年末檢視時發現成果差強人意。會有這樣的狀況,絕大部分是因為不清楚自己可執行目標的時間有多少。從時間的分配結構著手,盤點可自由運用的時間,讓你的年度目標不再是每年的空話!
  每到歲末年終,不少人就會開始檢討即將過去一年的績效,並且開始規劃新一年的績效。雖然不知道大家的年度績效落實狀況如何?不過,似乎總有一些人,每年年初制定目標時志氣高昂,每到年底就悔不當初,發現自己早已捨棄年初目標者。稍微好一點的情況是,堅持執行目標,只是成效差強人意。
  碰到達成不如預期的情況時,檢討起來的理由各種各樣,我也相信那些都有道理,不過,還有一點很基本的面向,本文想要來談一談,那就是到底投注了多少時間在達成目標所需的事情上?
  我猜,應該有不少沒達成目標或早已放棄目標的人,沒有仔細盤點過時間分配這件事情!?所以,讓我們從時間分配的角度來談一談年度目標無法達標的可能?!

計算年度時間的分配結構

  首先,計算一整年的總時間,扣除必要的生活運作所需時間後,抓出一整年的可支配時間。
  好比說,除了閏年之外,每年有8760小時、365天、52周,12個月,4個季度。扣除必要的睡眠、吃飯、如廁與洗澡時間後,計算出你能夠使用的總時間數。上述時間,我個人不建議一心二用,可以縮短無妨,但盡可能用在自己身體的運作維持上。
  假設全部項目加總起來的使用時間是每天10小時,那就是一年必須將3650個小時排除在行程安排之外。也就是說,還剩下5110小時,或是每天14個小時。這是可以用來做事的時間,也就是完成年度目標可支配的時間。
  接下來的規劃,或許會因為你的身分別而有所不同,好比說,上班族或學生,老闆或家管,不同人有不同的時間安排方法。很難提出一個共通性的行程給大家參考,畢竟現在光是上班就有分早班、午班、晚班、大夜班。另外,已婚未婚,有小孩沒小孩,要不要撥時間照顧家人?需要撥多少時間照顧家人,每個人的情況也都不一樣!
所以,我建議使用核心工作、非核心工作、休閒娛樂、學習進修四個區分時間使用的項目,各自去整理出自己的所需時間。
  核心工作指的是能夠創造直接收益的工作項目,對我來說就是寫作與授課/演講。非核心工作抑或可稱之為廣義的行政工作,但凡所有可以輔助我完成核心工作的行政工作項目都算在這裏面,好比說製作講義、開會,跑銀行,寄送郵件等等。
  休閒娛樂和學習進修比較好理解,就是不工作時做的兩大類活動項目。我把廣義家人照顧、家事勞動的部分都算在這一塊,家人照顧的情況各不相同,這單純是分類學上的方便。
  若以寫作人為例,一般情況下,每天會固定撥出三到四個小時投入寫作,一到兩個小時投入行政工作。以14個小時減去上述時間,剩下的時間,就是分配給休閒娛樂或進修的時間。
  按照查爾斯韓第的看法,他認為工作休閒與進修最好三分,假設扣掉行政工作不算,那麼就是三項活動項目,每天各佔四小時。每周各有28小時,每個月各有112小時,每年各有1344小時。

例行庶務占滿時間,再無餘力撥給目標願景

  為什麼我要花如此多時間來計算出各種行動的具體數字?其實,光是算到這裡,或許你已經發現,自己的時間分配狀況跟上述規劃大不相同,而且直呼怎麼可能這樣規劃?!
  好比說,每天需要通勤兩小時的上班族,加上八個小時的上班時間,就已經占去十個小時,每天只剩下四個小時。對上班族來說,每天工作八小時(休息一小時算到一開始剔除的維運身體必要時間的項目中),但是,上述的核心與非核心工作項目加起來只有六小時,等於還有兩個小時的上班時間與兩小時通勤的時間,必須從進修與休閒中借用。(上述估算,我把加班時間攤提到周末與假日等不工作日,台灣的上班族平均每天工作56小時,可能並沒有高估太多,甚至有些人還超過。)
反向推估,上班族每天只剩四小時的休閒娛樂與進修時間。
  剩下四小時時間,會認真分成進修兩小時而娛樂兩小時來遵守的人,應該很少(無論是主動選擇還是被迫如此)。畢竟下班後已經很累了,只想休息放鬆,怎麼會想進修學習?若是還有家人需要花時間照顧,家事勞動需要操煩,更難有心力跟時間!
  或許,這就是為什麼多數人制定的年度目標最後無法實踐的原因?既有的生活結構已經占滿了我們的清醒時間,而且,通常我們所擬定的目標,很少可以在完全不需要增強能力的情況下,就能夠在工作的時間裡完成。

從既有行程結構中創造出時間的方法

  想要達到目標,通常需要進修加上工作以外的時間來執行,才有可能有機會讓夢想成真。也就是說,每天四小時,一個月120小時,一年1800小時的時間,你願意/能夠花多少在目標執行上,會決定你的目標達成狀況?
  很有可能時間全部投下去都未必能成功(但是,我認為這有可能是我們制定了不合理的高目標,目標設定得分短中長期,各有考核指標,不能只有一個最終願景,那會淪為漂亮夢想卻無法實踐/執行),更別說完全沒有/無法安排時間給執行目標了!每個人的具體目標與計畫內容為何,在這裡不談,但我相信不管什麼目標根計畫,都需要時間來執行。
  當我們經過估算,得知在一般情況下一年只有1800小時可以用來達成目標時,接下來要思考的就是,如何分配時間與利用原本被劃出執行目標的時間的彈性利用方法。
  首先,或許可以重新檢討睡眠時間,睡眠時間,通常以2~2.5小時為一個週期,人一天通常會睡上兩到三個周期。三個周期就是我們過去常聽說的每天要睡六~八個小時。或許你已經發現了,沒錯,成功傑出人士大多是短睡眠周期的人,等於每天可以多出兩個小時的時間來使用。
那麼,如果自己就非得要睡到八小時怎麼辦?不要自責,那就睡吧!?
  或者,如果行程安排可以的話,抽出一個小時的時間來做分段式睡眠,也就是小歇。在白天幫自己找出需要/可以小睡十五分鐘的時段,如午飯後、晚飯前,或是長時間工作後,稍微睡一下可以恢復大腦活力與消除疲勞,晚上可以不需要睡到八小時,讓自己慢慢調整睡眠時間但仍能保持活力。人類並不是出現在地球上就是長睡眠的動物,古代人就是得邊睡邊跑給野獸追,所以,是很能適應分段睡眠,是進入農業社會後加上習慣作祟使然。睡眠時間與方式是可以調整的,微調之後可以幫自己省出時間來。
其次,是通勤。
  雖然有很多時間管理的書提醒上班族利用通勤時間學習,我自己也很常利用移動時間讀書或處理事情。
  但是,我認為是這樣,如果你是無法在移動狀態中學習或思考的類型,就不要勉強,可以把移動時間拿來從事休閒娛樂。如今我們很多休閒娛樂都是一個人做,也就是說,通勤時間兩小時如果能抵換特別空出來休閒娛樂的兩小時,那就等於可以將原本休閒娛樂的時間挪來執行目標。比較理想的狀態,我認為是上班的通勤時間用來學習進修(且跟每天的工作需求結合,學習效果最好,因為學完馬上就可以實作檢驗),下班的用來休閒娛樂。
  通勤是個關鍵,所以,如果可以,不要自己駕駛交通工具,搭乘大眾運輸系統,至少目前在雙北已經有固定月票,將這筆花費固定下來,透過休閒娛樂或進修學習的方法賺回來即可。至於具體做什麼好,每個人可以自己規劃。也就是說,加上通勤時間的妥善利用,每天用在休閒娛樂與進修學習的總時數就能上升到六小時。一年下來就從1800小時上升到2400小時。
  既然有目標想達成,我個人建議,休閒娛樂時間應該調降,進修與執行目標時間應該提升,比例上也許抓三比一,也就是說,工作之外,每年設法幫自己創造出1800小時的時間用於達成自己的年度目標以及相關的進修學習。
  我不認為拋棄休閒娛樂或人際關係的全力拚搏是好事,但適度的省略是必要的,甚至最好能將休閒娛樂時間中的非人際關係部分,也挪出來整合到進修學習中,好比說以我自己的例子來說,逛實體/網路書店與追劇,既是我的休閒娛樂也是我的進修學習。
  家人照護與家是勞動的部分,可能需要以外包方法處理,好比說找家事幫傭整頓家務,子女或長輩照顧則需要更周延的分工與排班,不要全部由單一個人承擔,甚至可以的話,建立大型的互助系統,讓個別人投注其中的時間可以降低!

想達成目標,就得投入時間

  總之,無論想產出什麼目標,不可能不需要投入時間,而能夠在最短時間內投入最多時間的人,在沒有其他意外變項干擾下,達成目標的機會相對較大一些!
  當然,也還是要避開低等勤奮的情況,也就是說雖然花了很多時間進修學習並且執行目標,但作法卻沒有審慎思考與設定,只是跟著大家做一樣的事情。好比說,大家都在學英文你就也跟著學,完全沒想過這項技能的鍛鍊跟現階段的自己要達成的目標的關聯性?這種為進修而進修,雖然也是自我賦能,但是在於幫助自己達成目標上的注意可能會比較小(從機率意義上來說,雖然從故事法則上來說可能未必,因為人生難免出現千載難逢的好運,但是,我們在做計劃時不能過分期待機率低的運而是應該設法調高達成機率)。
  我相信,若能審慎思考時間分配,規劃生活行程的時間配比,做好相對應的調整(仔細記錄與觀察檢討時間分配的重要性,不亞於獲得實踐目標所需的新技能),將多一些時間用在執行目標的計畫與增加執行計畫所需的能力,目標達成率應該會有所提升!
 
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