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與其事後收爛攤,不如事前「零錯誤」!3個方法有效防範職場違規

2020-02-14
SmartM/漳羽珊
與其事後收爛攤,不如事前「零錯誤」!3個方法有效防範職場違規
 回想一下工作情境,公司是否常常花費大量時間,為了彌補錯誤呢?正因為人都可能犯錯,所以在企業管理中也常強調危機管理的重要。然而,由邱強博士帶領的麻省理工專家團隊,花費30年時間研發,告訴你:「與其事後進行危機管理,不如一開始就零錯誤。」
  「零錯誤」的概念並不是完全不犯錯,而是不會犯引起嚴重後果的錯誤, SmartM大大學院創辦人許景泰(Jerry)在大大讀書中,解析邱強博士的《零錯誤》一書,書中將錯誤分為「知識型」、「規則型」、「技術型」三種類型。其中企業經營最常出現的就是「規則型錯誤」,也就是在執行標準規則時出錯。用3種方法來防範規則型錯誤:

面對「就是想犯錯」的錯誤,需要減少誘惑、增加阻力

  有些規則型的錯誤屬於「故意違規」,因為有誘因促使人們違反規定,在經過考量、權衡得失後決定違反規定。當誘惑越大,而接受誘惑的阻力越小,違規的機率就會大幅提升。因此減少工作中不必要的負擔,以及降低環境可能吸引人違規的誘惑,並且建立獎懲、偵測制度,讓誘惑的阻力變大,才能防範故意違規。另外,要防範刻意尋找制度漏洞的惡意違規,更應該建立內部人士的舉報制度。例如:美國為防止逃漏稅,以超高額的懸賞金鼓勵舉發,並且嚴格保護舉報者。因為內部人士很容易覺察到這種惡意錯誤,大幅增加誘惑阻力,就能減少錯誤的發生。

無意違規卻犯錯,可能是制度出了問題

  而另一部分的規則型錯誤,屬於無意違規的錯誤,這種錯誤發生的原因,多半是因為規定不健全,導致使用人違規。而無意違規的錯誤,就算加重處罰也沒有用,要解決問題就必須了解違規背後的負擔:負擔越高違規率就越高。例如:美國一家連鎖藥局,藥師常常沒注意就將過期的藥品交給病人。原因是每項藥品的到期日不同,需要一一比對才能確定,但在忙碌時,檢查藥品的有效期限就會成為很大的負擔。當他們重新設計作業流程,先進行事前分類,並增加提醒裝置,錯誤只剩下1/15。

獎勵代替懲罰,提醒投機者「你做的事,公司看得到」

  最後一種方式是以獎勵制度來代替懲罰,用正面鼓勵的方式,在公司內形成一種文化,讓務遵守規則的人自己願意改正。例如:一間公司透過安裝攝影鏡頭,知道員工是不是有遵守規則。了解每個人的工作狀況,不懲罰的違規者,而是以獎勵的方式鼓勵認真遵守規則的員工。這樣的方式也是為了對違規者產生警示作用,提醒他們鏡頭可以拍攝到遵守規則的人,也勢必拍得到違規的人,減少想要違規的人投機取巧。
 
  零錯誤思維幫助我們在錯誤發生前,就減少錯誤可能發生的機率。將風險管理、危機處理的思考模式,轉換為預防錯誤的方式。預防錯誤的14種方法,更多內容都在大大讀書《零錯誤》
與其事後收爛攤,不如事前「零錯誤」!3個方法有效防範職場違規
 
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