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準備一堆資料卻不知道從何說起?麥肯錫「金字塔表達術」,內容傳達100%!

2020-04-06
SmartM/張寬渝
準備一堆資料卻不知道從何說起?麥肯錫「金字塔表達術」,內容傳達100%!
圖片來源 : 大大學院/張寬渝
  在工作或生活中,我們常常需要「表達」,例如工作報告、會議討論、或是向客戶介紹產品等等,但是我們往往不容易將一件事情說清楚,甚至有時候自己認為已經說清楚了,但其他人卻不容易理解。
  全球知名商管顧問公司麥肯錫,開發出一套邏輯思考模式,稱為金字塔原理( Pyramid Principle)。金字塔原理一開始用於麥肯錫企業內部訓練,協助新進員工培養清晰的思路、及具有邏輯與層次的表達能力,而現在已經被廣泛運用在商業界,成為職場上不可或缺的能力之一。

為什麼要用金字塔結構?

  金字塔結構以階層形式分類資訊,將複雜的想法統合、架構,進而論述,應用於思考、表達、寫作時邏輯推演。由於金字塔結構符合我們大腦思考的習慣,因此有助於我們在有限時間裡,釐清論述的重點與邏輯,在傳達內容時,可以有效提升邏輯力與說服力。
準備一堆資料卻不知道從何說起?麥肯錫「金字塔表達術」,內容傳達100%!
(麥肯錫金字塔結構/製表:大大學院)

金字塔表達使用步驟: 

  先講結論,再說理由,可以讓對方更容易進入講者的表達邏輯。
  Step1:把最想傳達的「主要論點」放在金字塔的最上層,在一開始就告訴對方你要講什麼,強調你想表達的重點。例如,製作提案報告,最終得出的提案結論,就是應該放在金字塔最上層的主要論點。
  Step2:第二層則在闡述支持結論的證據,或是其他想傳達的「關鍵訊息」,例如提案報告中的環境分析、市場背景、風險等。 
  Step3:第三層是「次要訊息」,例如講者搜集來的原始資料、零散的想法等。運用金字塔表達時,只需要說明前兩層的內容即可,第三層的內容不需要告訴對方,如此才能節省時間、讓內容傳遞的更明確。若有需要,第三層資料以補充資料的形式呈現,例如事前將提案報告書印出來給對方,讓對方視需要查看。 

金字塔的基本原則: 

  1. 縱向原則:上下相關、呼應因果關係
  任一層的論點,是下一層論點組合的總結;而上一層論點是底下的摘要。舉例來說:論點a1、a2、a3是用來支持「論點A」,而論點A、B、C,同樣用來支持「主要論點」,且「主要論點」也是A、B、C論點的摘要。縱向自上而下形成「為什麼如此?」(Why so?)的關係。相反地,由下往上形成「造成什麼結果?」(So what?)的連結。
  1. 橫向原則:符合MECE。
  MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)是指每組觀點(例如a1、a2、a3為一組;b1、b2、b3為一組)共同呈現一個邏輯論點,雖具備相同特性,但每項論點必須彼此獨立、沒有交集,且金字塔建構過程中不能漏掉某項因素,要保證其完整性。
 
  一個好的提案報告或好的產品內容,如果沒有好的表達能力、沒能打動對方的心,那麼一切都是白搭。要學會金字塔原理,除了將理論內化之外,更重要的是實際行動、練習,將金字塔原理用在日常生活中,才能將這套方法論變成自己的東西。(延伸閱讀:如何活用麥肯錫金字塔結構?)

 

延伸閱讀

3分鐘迅速學!如何用「麥肯錫金字塔」架構一份簡報?

參考資料

大大讀書|麥肯錫寫作技術與邏輯思考

嚴禁抄襲,未經授權不得轉載。歡迎各媒體交換文章。

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