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年近半百的小主管自白:「工作30年,才發現自己不懂怎麼跟老闆報告!」想被看見,避免這5種低效率溝通!

2020-06-23
商周/敏敏校長的管理學-張敏敏
年近半百的小主管自白:「工作30年,才發現自己不懂怎麼跟老闆報告!」想被看見,避免這5種低效率溝通!
【SmartM解讀】受到文化特性影響,台灣職場的溝通方式普遍是說話委婉、先搏感情,然而在向上溝通上就存在「不夠精確」、「沒有效率」的嚴重問題。想要在主管面前博得好表現,先幫他節省時間。避免這5種錯誤的訊息傳遞方式,幫助你達到溝通效果。
  如何向上溝通?一直是很多職場夥伴的罩門,或者說,是人生不斷挑戰的目標。那,如何和主管溝通呢?
  徐敏在大賣場擔任電器部門課長。電器部門就是在賣場中,主要負責大家電品項,包括電視、音響、冷氣等。電器部門和一般產品部門不一樣的地方是,通常電器銷售會有明顯的銷售高低波段。例如,夏天冷氣是大熱賣品項。電視則在年終以及尾牙會是銷售大宗。因此,徐敏的這個單位,忙的時候很忙,空閒的時候倒也是挺悠閒的。也因為銷售波段的高低很清楚,人員待久了,也都知道什麼時候要準備備戰,什麼時候可以放鬆,大家雖然忙,倒也忙得輕鬆,忙得自在。
  徐敏在電器部門中,頗有人氣及地位。年紀已經超過50歲的她,俐落簡單的短髮,穿著略顯寬鬆的POLO上衣,身高不到160公分的她,未施脂粉,臉上有著曬過的黃斑,如果不開口,你會很容易忽略這個頗有「大媽」風味的女士,但,只要她一說話,宏亮的聲音,爽朗的笑聲,跟她的形象馬上產生反差。整個賣場,都是她說話的聲音,豪邁的個性,總是跟著她輕快的布鞋腳步印,烙印在整個陳列架和倉庫裡。她是電器部門活力的來源,她自己也笑說:「我永遠處於插電的狀態,我超愛工作的!」 
  這半年,因為公司的變動,徐敏直接和總部派來的外籍主管報告:一位西班牙裔,年紀小她15歲的男士。西班牙籍的副總,之前在中國歷練過5年,現在派到台灣來,接這個大賣場的台灣副總經理位置,聽起來,這位來自熱情國度的高階主管,準備來台灣大刀闊斧,提振業績,且躍躍欲試。
  西班牙裔副總勉強聽得懂中文,當然,在溝通上還是隔一層。因為擔心自己的表達,台灣同事聽不懂,所以這位西班牙裔主管,在說中文時,總是手勢先出來,中文才隨著脫出而口,跟他說話的屬下,往往看著這個老外時說話很激動,手勢很多,因為覺得他的熱情太多,實在也搞不太懂他在想什麼,也因此覺得他不好溝通。
  徐敏也不例外。
  或許沒有和外國主管共事的經驗,喜歡「啦低賽」的徐敏,覺得人跟人之間就是要有交流,上班不要那麼硬梆梆,結果這招套用在副總身上,一點都不管用。徐敏在跟這個外國人開會的時候,會先試著「緩和」開會氣氛…..
「副總,你們西班牙人都長得像你一樣帥嗎….?」
「副總,你喜歡台灣嗎?我們台灣人都很熱情的….!」
「副總,你現在住哪裡呀,公司有幫你安排住處嗎?」
  每個友好的表示,對這個外籍主管都是個無法應對的問題,因此,隨著時間的流逝,外籍副總每次和徐敏開會,臉色愈來愈沉,愈來愈嚴肅。或許,他只是想要藉著撲克牌臉,讓徐敏知道,他不喜歡被問到太多私人的事,也或許,這樣的閒聊讓外籍副總覺得太花時間,畢竟,工作就是工作,尤其是外籍主管,不特別偏好在工作時和不熟的人談太多私事。
  徐敏開始感覺她被這個外國人「排擠」。 
  對人敏感的她,覺得自己不被老闆賞識,覺得自己講話老是被打斷,她發現,老闆最近最常對她說的話是:「你的重點是什麼?」,而這個總是讓她措手不及的問題,問得她很挫敗。她覺得自己想要講的重點還沒有開始,就被打斷。她鋪陳好的前提還沒有說完,似乎會談就結束。因此,副總大概就認為,她說話「沒有重點」、「不夠精簡」、「沒有效率」!
  這幾年我們在訓練台灣經理人的向上溝通時,發現有幾個非常嚴重的狀況:

1.缺乏訊息的整理

  請牢記,上司最需要的,就是有效率的溝通。身為屬下,最重要的就是清理訊息,整理重點。整理重點最重要的原則就是要把訊息進行「分類」。
  分類因此切分成「大重點」以及「小要點」。
  在跟主管報告時,請直接告訴他:你有X個重點要報告。接著,再用精簡的文字,把每個大重點的小要點說出來。訊息經過整理,聽的人會覺得有層次,也會更確定你的思路清晰,頭腦清楚。

2.缺乏精準用詞

  使用精準的用詞,涵義有兩種。一種代表你會用「聚焦」的語言,把多餘的訊息過濾掉,只專注在你要表達的主題。例如,你想要告訴老闆:電子支付是未來趨勢,應該納入公司明年的營運重點。那麼,你表達的時候,就要專注在「電子支付」這件事。讓訊息無旁騖。
  另一種含意代表你會使用「幹練」的語言,沒有多餘的贅字,沒有太多語助詞,也沒有音調的拖拉。例如,說話的時候,不要一直重複「......的部分」、「那個......」、「所以......」當你一直使用贅字、贅詞,就會讓聽的人覺得很不耐煩。

3.缺乏與聽者的連結

  溝通,最重要的就是和對方有「連結」。所謂連結就是,會和對方的某個思維或生活經驗串聯在一起,因此可以讓聽的人更有畫面,更有想像。例如外國人會常說:「就如同你之前提過的……」,「你可以想像一下,就像….一樣」,這種近似「同溫層」的概念,會讓對方與你產生認同,也容易產生共鳴。但是,台灣的經理人還是比較習慣把話「一次說完」,較少顧及聽者的感受。例如,經理人會這樣跟上司講話:「我不知道別人怎麼說,但我覺得這個很重要!」、「這是我的想法,其他就要請老闆你跟公司溝通了!」、「我已經試過很多次了,我真的沒辦法!」。
  太多的自我陳述,並沒有站在老闆的角度思考,難免陷入有「溝」沒有「通」的窘境。

4.缺乏直白的陳述

  台灣經理人很怕直白地說出自己的想法,覺得會跟老闆起衝突。傳統觀念中,跟老闆直白的說話,簡直就是「找死」秋後算帳似乎難免,日子難過則是可以預期。對於這點,我並沒有完全否認,畢竟,儒家文化的洗禮,讓我們在溝通上習慣「暗示」、「拐彎抹角」,但說真的,有時就真的要聽的人有慧根,才會知道說的人在暗示什麼。
  我建議,經理人要練習用直白但不衝撞的方式,勇於表達自己的想法。例如,你可以這麼說:「數據已經顯示,公司在未來一年內,因為電商衝擊,店面營收將減少12%,我們需要面臨裁減10%的人力」等。多使用數字、證據,直白的陳述,你自然容易避免情緒衝突和發言。

5.缺乏自信和勇氣

  許多經理人面對主管,總是又敬又懼。那種懼怕,會讓經理人的專業決定,變得膽怯。那種懼怕,會讓經理人的專業判斷,顯得扭捏。我建議,如果你的老闆是屬於權威型的,那麼,你更要展現高大的自信,顯現自己的能力,這樣,你才有機會爭取發言權,也讓自己被看見。請換個角度想,如果你是老闆,你喜歡畏畏縮縮的員工嗎?
  故事中的徐敏,最近正處於人生低潮。她說: 「敏敏老師呀!我也知道自己的問題,但是….」她乾吞一下口水,「我已經50多了,要改變….真的需要時間。」她眼看著地上,「我現在還做這個電器部門的課長位子,只是因為我覺得賣場的那些年輕人可能還需要我,不然,我就申請退休,享清福了,幹嘛現在還跟這個外國人瞎攪和~」。(同場加映:讓百大頂尖企業指定溝通培訓顧問,幫你上一堂敏捷溝通課!)
  我看著她眼角深深的皺紋,心裡想:也是!溝通這件事,真的需要不斷思考和練習。而當面對老闆溝通時,因為層級比自己高,總有時多了無力感和喪氣。但是,這不就是人生功課嗎?讓我們永遠都知道,因為總有一個無法征服的對象,才會更加磨練自己,讓自己更美好,不是嗎?
(本文如有情節人物雷同者,純屬巧合)

 

 
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本文出處
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