大大學院 職場趨勢新觀點
相信你也曾遇過類似的場景：某同事的電腦突然故障，打電話請IT同仁協助，劈頭就說：「我的電腦壞掉了。」搞得IT同仁一頭霧水，所以「電腦壞了」到底是哪裡壞掉了？
人類的詞彙量其實非常有限，常用字詞大約只有500到1000個，因此在溝通時，只靠語言傳遞訊息，無法完整向別人表達自己看見的事實，而出現雞同鴨講的情況。甚至有調查發現，和相同位階的同事溝通合作，因為彼此沒有直屬關係，到底誰該聽誰的，總是沒有定論，更容易發生無效溝通。在職場中，不論是與主管、下屬，還是跨部門的同事，免不了需要合作同一份案子、協調工作支援。為了要達到有效溝通，避免對話過於發散、抽象，透過以下三個要素，讓你的職場生活不再因為溝通而受挫！（立即學習：溝通如何有溝有通？立即補足語言缺陷，提高部門溝通成效！）
溝通必備三要素
- 營造畫面情境
進行溝通時，如果你可以描繪具體的情境，讓對方可以跟著你的描述，在腦中清楚想像畫面，營造相同情境，對方就更能理解你的想法。
舉例來說，你想要與同事討論最近部屬的工作狀態。如果說：「最近小陳好像沒有很專心。」聽者可能沒什麼感覺。如果換成：「最近小陳常常遲到早退，還因為很多理由延遲工作進度，甚至藉故把工作都推給其他團隊成員。」加入具體的形容，並配合說話語氣及肢體，讓對方進入你的情境，感受到這件事的嚴重程度。
- 區分語言層次
而對應職位不同層級的人，因為對象負責的工作型態不同，應使用不同類型的語言。
面對第一線人員，希望他們能夠準確執行交辦的工作，溝通內容應該具體，若說：「這件事下班之前要完成。」可能會因為雙方對「下班」這個時間的認知不同，而有誤會。如果改說：「這件事6點之前要完成。」有具體的指令，避免產生質疑及想像的空間。
但相反的，面對主管、老闆等需要綜觀全局、策略性思考的角色，溝通就要使用抽象的語言，製造更多想像空間，避免溝通落入枝微末節，制訂策略時被單一的方法侷限。
- 使用專業語言
如果是在和跨部門同事溝通時，可以使用他們的專業語言，雙方在討論時才能夠快速理解對方的意思，大幅提升成功溝通的機率。
例如：與設計部門溝通素材呈現時，避免只說：「我想要這裡調黑。」應具體地指出要改善的地方，並用對方的專業語言說明，改說：「可以請你幫我把這一塊的明度調亮40%、飽和度降低10%嗎？」使對方明確地理解你的需求。
運用溝通必備三要素，就能讓你用有限的語言，創造成功有效的溝通！透過不斷地練習，你將會感受到驚人的成果，幫助你在職場溝通無往不利！（延伸學習：魅力表達鍛鍊術，讓你立刻吸引全場目光！）
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