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報告提案總是失敗收場?揭穿商業簡報最常教錯的3個概念,解析成功說服的必備關鍵!

2020-07-21
簡報實驗室/孫治華
報告提案總是失敗收場?揭穿商業簡報最常教錯的3個概念,解析成功說服的必備關鍵!
圖片來源 : Unsplash
【SmartM解讀】進行職場簡報時,你是否常被打槍,或是很難與台下的主管們產生共鳴?從坊間的書籍學習報告技巧,卻沒什麼實質幫助?你很可能是踩進了商業簡報的3大誤區!立刻了解如何避開簡報地雷,達成有效提案。  
  簡報在最近一兩年因為社群蓬勃的發展,很多學生都開始接觸到很多優秀的簡報講師,只是在一些課後心得的文章與同學的分享中我開始聽到一些概念,重複的被一些老師引用在教學中,而這些概念大多是源自於一些口語表達或是公開演講的書籍中

  舉例來說,就是在公開演講很常見的舉手互動,走到了職場簡報時,你可能會在會議中請你的主管舉手嗎?要是不能,你應該怎麼微調?這些就是最近比較常看到的理論走到職場中缺少修正的概念。

  你不覺得你學了一些「用不到的知識」嗎?以下分享幾個,比較常見到的誤區。

1. 不要用「專有名詞」

  第一個常聽到的就是,不要使用太多的專有名詞。誤區:不要用太多的專有名詞,是當對象是一般大眾時的原則,對於專業人士與職場溝通來說,專有名詞已經是彼此清楚的共識時,就該保留專有名詞的使用,方便溝通。甚至,有時你一開場就要說一些「行話」來讓對方知道你是「巷內」的人,在聽眾的心中建立起專業與認同感。(延伸學習:如何用「視覺聯想」和「圖標(icon)」,快速將抽象概念具體化?

 

  常見教法:很多講師常分享到要利用比喻「用已知說明未知」的方式來說明專業,那是在對大眾「演講」,不適用於專業職場。
  那在職場中,比喻應該要是用在哪裡?
  事實上比喻要用在說明提案的「商業價值」與「合理性」上,而不是著重於解釋專有名詞。因為一個商業的提案最關鍵的概念就是提案的商業價值與合理性,這時候要是你可以利用聽眾的生活經驗來做比喻說明的時候,就可以快速建立一個幾乎不會被反駁的立論。
  舉例來說,要是你搭一台電梯上150層的高樓,你會選擇一條纜繩吊著還是三條纜繩吊著的電梯?(正常人應該都選三條纜繩)這時候你可以在問,那為什麼你在投資的時候不選擇可以分散風險的組合型投資?他可以分散你的風險喔!斷了一根纜繩,還有兩根喔!(當然這已經變成一種話術,要戳破還是很簡單的)

  所以當你的商業模式或是提案概念有點複雜,不易說明的時候,記得,你可以利用生活經驗中的比喻來告訴對方,你提案的核心價值有多好,而且合理。(合理與可行又是另一件事情)

2. 練習,練習,再練習

  身為組織中的一根小螺絲,我想你一定不陌生你的老闆跟你說「這份簡報,明天給我」,甚至現實一點的你會聽到「針對某某議題,下午給我報告」。而我只想問你們,你們真的有時間「練習,練習,再練習」嗎?誤區:有些產業的節奏或是你的「命」就是沒有時間給你練習,做完簡報就是要上場了。你要練習什麼?
  這個議題有兩個方向可以思考,第一個,我們應該學的方式是「不用練習就可以報告得順暢的方式」,甚至「即便是緊張都不會失誤的簡報流程」,這部分可以參考【簡報實驗室使用手冊】演講會緊張? 緊張從來不是個問題,簡單的說法就是應該在你最冷靜的時候去規劃你最緊張的時候要說什麼與怎麼說
  而另外一個議題則是,你是否真正的清楚了老闆的目的?大多數在職場上簡報出了錯,其實我們真的要去區分一件事情:一個是這真的是簡報的問題,另一個是這應該是職場溝通的問題。
  要是你連老闆的目標都沒搞清楚就去做簡報,練習,會改變你沒有「釐清」老闆目標的事實嗎?
  也許你會覺得奇怪,為何突然跳到有沒有釐清目標這件事情上,原因很單純,因為當你釐清老闆要的目標時,你要說明的事情往往就簡單多了!(那時候也不太需要練習了!)這句話簡單到不行,但是大多時候這句話才是真正的原因與解法。
  舉例來說:要達成目標A
  成效和市場說明,做了A帶來的效益是?
  目前競爭者的做法,為何他們做得到或是做不到。
  我們將要做的方式,為何我們做得更好或是做得到。
  整體專案計劃資源,何時、何人會完成什麼樣的成果。
  這...很難嗎?
  其實,關於練習,真得很重要,只是我們要很清楚的知道,我們的練習應該聚焦在哪:
  你的練習應該是在「快速與精準的釐清對象的目標」、
  你的練習應該是在「快速與精準的蒐集資訊與驗證概念」、

  你的練習應該是在「快速與精準的製作出視覺舒服與適當引導的簡報」。

3. 「只」挑你的語調與肢體

  當你被挑剔你的肢體與語調時,我指的是先天帶來的困擾,像是口音、發音、個性拘謹等原因帶來的肢體和語調時,你們其實正在面臨一個極高的挑戰!改變自己的台風,就像是一個演員要去揣摩一個新的角色一樣,那絕對不是今天教明天會的那種。誤區:一個台風好的講者,對講師比較重要還是對講者自身比較重要?還是對老闆的需求比較重要?
  職場簡報教學講師,真正應該要去思考的是,或是身為一個簡報講師該帶給學生的審思是什麼?要如何提升他們的mind set。
  商業簡報講師,應該是要去帶領講者思考這最基本第一個問題「你喜不喜歡你自己的提案?」假如是真心的喜歡,你覺得他真的講出了這個提案的價值嗎?你要如何引導他用更好的方式說出自己的價值?如何分享你自己的生活經驗來告訴他你作的事情其實很棒?
  當你和學員的深談與討論後,要是他真的「喜歡自己的提案」時,他的肢體與聲調自然就會改變!(以他自己可以接受的方式,我其實不推瞬間神明上身的那種大改變)因為那是由心出發的改變,那甚至會影響到這為講者的表情與情緒!而這樣的調整成效是不會隨著時間而減少的,反而更可能點起學員自我要求的高度(很少人真的去教「表情」)

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  你喜歡你自己的提案嗎?你喜歡你自己的簡報嗎?你可以清楚的說出自己提案的價值與合理性嗎?你是帶者使命感去做一件事情的嗎?你會紮實做好與主管的溝通與事前的資料收集與驗證嗎?在很多號稱「商業簡報」的課堂中,你學習到這些了嗎?
  簡報,只是這些事情都做完後的收尾;
  簡報,也才會變成下一件大事的開場。
作者資訊
孫治華
  
#FB孫治華
 
#FB簡報實驗室
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本文出處
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