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急性子主管狂發訊息,只能逆來順受?使用「冷、緩、不、急漸層4法則」,讓你不回訊息也不得罪對方!

2021-04-02
大大學院/蕭宇彤
急性子主管狂發訊息,只能逆來順受?使用「冷、緩、不、急漸層4法則」,讓你不回訊息也不得罪對方!
圖片來源 : Pexels
  明明已經下班,主管卻還是一直發LINE,究竟該不該回覆,讓人好糾結!遇到不尊重員工私人時間的主管,需要使用不同強度的溝通方式,才能讓你在不得罪人的情況下,搶回屬於自己的私人時間,保持工作品質!
  首先需要設定自己的工作時間閘門,並知會主管,但若主管超過這個時間閘門後仍持續聯絡你,則需進一步使用「冷、緩、不、急漸層法則」。

如何設定工作時間閘門?

  工作時間閘門是一個虛擬的概念,透過訂定明確的時間點,清楚切割工作和家庭生活的分界線,幫助你控制全力投入工作的時間和精神,在正確的時間扮演不同的角色。訂好時間點後,也務必要知會主管,並告訴主管訂定這個時間的理由
  需要特別注意的是,時間閘門要訂得非常清楚,讓主管認知這個時間點過後,你是不方便被打擾的,如:「晚上8點後,是陪伴孩子完成功課及處理家務的時間,將無法回覆訊息。」時間閘門若沒有明確訂定,將沒辦法設立自己的原則,在無法退讓的情況下,感到更加痛苦。(立即了解:在職場常感到無力?檢視自己是否落入情緒耗竭!

4階段漸層回應法

  若與主管溝通過自己的時間閘門後,他仍在下班時間傳訊息給你,則「冷、緩、不、急漸層法則」就必須派上用場!
  1.冷回應
  首先回覆訊息的行數盡量要少,控制在20字內,注意文字不要帶有情緒,以中立的口吻敘述,並禮貌地回應、結束對話。
  如:「我會盡快聯絡同事,謝謝告知。」、「這個想法很好,找時間盡快討論。」
  2.緩回應
  如果主管仍持續發訊息,接著要拖延回覆時間(遲至30分鐘以上),文字則精簡為2、3個字,或是以貼圖代替,目的是暗示主管目前不方便回覆,可以明天上班再討論。
  如:「謝謝」、「收到」
  3.不回應
  若主管依然狂發簡訊,就要鼓起勇氣先不要回覆。
  4.急回應
  事情不可能就此打住,所以要用急回應來收尾。
  隔天主管肯定會對昨天沒回訊息的事情生氣,因此隔天務必要比主管先進公司,先把昨晚訊息中交代的工作跟資料準備好。
  當主管抵達辦公室後,要立刻向他對昨天的事道歉,並告訴主管自己已準備好所需的資料;若主管繼續追問你沒回訊息的理由,不用急著編一堆藉口,因為那是你的私人時間,之前也曾與他說明過,不須贅述。若越急著編理由,反而會讓人覺得是你的錯。

  透過設定時間閘門4階段漸層回應法,能幫你打擊職場情緒耗竭,保持心理健康,找回自己的私人時光,更能集中精神於專業工作!

 

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