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開會總是沒效率,讓人一想到就頭痛?會議管理3大秘訣,讓你有效提升效率、追蹤目標,成為主管的得力左右手!

2021-05-05
大大學院/張盈蓁
開會總是沒效率,讓人一想到就頭痛?會議管理3大秘訣,讓你有效提升效率、追蹤目標,成為主管的得力左右手!
圖片來源 : Freepik
  開會老是冗長沒效率,動輒兩、三小時的討論根本是在浪費生命?身為會議的召集者,或是協助組織會議的幕僚人物,該如何妥善安排會議流程,改善職場中令人疲乏的會議文化?
  台北秘書協會專業訓練講師周純如,提出了3大會議管理秘訣,教你有效掌控流程,提升會議效率,讓你成為主管的得力左右手,避免會議成為職場生活的拖油瓶!(延伸了解:【行政管理必看】一場成功會議的「前、中、後期」是怎麼規劃的?)
 

會議管理3秘訣:

1. 成為議題提供者
  會議管理的第一步,就是要先訂立一個明確的會議主題,直接抓住問題重點,方便與會人員精準討論。比如說,近期老闆想改善「產品不良率」的狀況,你就可以把會議主題訂為「如何將產品不良率從2%降至1%」,具體地點出討論方向。
  而想要能夠具體提出正確的討論方向,事前整合相關部門的資訊與意見,正是考驗會議管理的能力。例如:向生產部門詢問過往的產品不良率落在哪裡?失誤容易發生在目前生產流程的哪個環節中?除了能有效提高效率,也能透過搜集相關資訊、協助會議管理的過程,彰顯自己的工作能力與價值。
 
2. 有效掌控時程
  會議過於冗長的原因,往往是由過多的延伸問題所引起,因此,一旁的行政人員應適時提點與會人員,針對原定主題提出解方,避免離題的情況。例如:本次會議主題為「業績檢討會議」,但業務人員卻開始討論「產品」本身的問題,將問題延伸到另一部門,此時行政人員或主管應將討論扣回主軸,先解決單一問題,讓會議有效進行。
 
3. 善用會議記錄表
  一份好的記錄表,可以有效追蹤每個議題的改善程度,幫助同事釐清責任歸屬,實際地解決公司現有的問題。具體地說,會議記錄表內應包含這6個項目:
  • 遲到缺席人員:
  會議中若有人姍姍來遲,就很容易打亂流程,利用記錄表掌控出席人員,產生警示效果,有效避免相同情況一再發生,以提高會議流暢度。
  • 未事先提供議題,直接發言者:
  為了避免離題的狀況發生,記錄表中也可以記下會議中「直接提出新議題或離題」的狀況,作為針對性的提醒,以期大幅提升效率。
  • 上次應完成的未完成事項:
  此欄位將督促與會人員按時完成任務,避免工作一再延期,影響公司事務規劃及運作。
  • 應完成項目、預定應完成時間、修正時間:
  討論完各項任務之後,應一併指派負責人或單位,及安排詳細時程,以便後續追查進度,讓效率更到位。
  • 歷次未到期事項(長遠計畫):
  會議中難免會提到未來一、兩年的展望,這些議題雖然沒有急迫性,但若有妥善記錄,就可以作為未來會議議題的發想基礎,讓你有機會成為議題提供者,也讓每個會議之間更有邏輯與連貫性。
 
想避免無效會議?歡迎立即下載取用「會議記錄表」:https://bit.ly/3t21Phs
開會總是沒效率,讓人一想到就頭痛?會議管理3大秘訣,讓你有效提升效率、追蹤目標,成為主管的得力左右手!
(製圖:大大學院/張盈蓁,圖片參考:行政管理師)
 
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