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想學習當個時間管理大師?四大原則教你輕鬆杜絕拖延症

2021-12-21
大大學院/跨界創作者 林肯
想學習當個時間管理大師?四大原則教你輕鬆杜絕拖延症
圖片來源 : Unsplash
今天會議中的項目,要求下個禮拜進行業務報告,你評估需要十天做準備,最後老闆同意給你兩個禮拜的時間。請問你最終會花幾天完成簡報?是一週?十天?還是兩個禮拜?事實是,不管你有多久的準備期,超過一半以上的人會在最後兩天才臨時抱佛腳,甚至可能在最後一天才開始挑燈夜戰。
其實,我們小時候就常會犯「拖延症」這個毛病。假期結束前三天才開始寫暑假作業;期中考前一週才跟同學借筆記來看;期末報告來不及準備,索性拿學長姊的資料來參考,最後只修改了名字和日期就交出去。
拖延管理:如何擺脫拖延症,讓工作速度快3倍的方法?課堂中,帶我們來認識拖延症,並善用「杜絕拖延的四大原則」,讓時間管理成為你的競爭優勢,讓從容不迫成為你的代名詞。
 

原則一、最低交付原則,先完成重點再優化細節

萬事起頭難,絕大多數人會拖延的第一個原因,是要花很多時間思考「從何下手」。我們的第一招就是80/20法則的「最低交付原則」。在接到事情後,不要急著想出100分的完美方案。首要任務是釐清這件事的重心,有哪些人會在乎哪些關鍵訊息,先蒐集再歸類,讓結構變得清晰。當完成80%的重點後,在時間許可的情況下再處理細節或美化。
 

原則二、拆解任務,設定不同階段的里程碑

前面提到,面對要花費大量時間的作業或報告,我們都習慣拖到最後一刻。期待格林童話《小天使與老鞋匠》中的好運降臨,一覺醒來就會有小天使做好的皮鞋放在玄關,替我們度過難關。在現實中,不妨將大難題拆解成小任務,設定各個階段的優先順序和目標時間。這樣一來,我們都能為自己分工合作,成為每一個任務中,自己的小天使。
 

原則三、控管環境,隔絕外部干擾

在安排完以上兩個計畫後,請開始斷絕那些會影響你的環境噪音,包含Facebook、Instagram或抖音。同時,也盡量讓身邊的人知道你正在「閉關修煉」中,有任何其他的事情,將會在完成任務後主動聯繫。
 

原則四、設定期限

最後一個重點,是要設定完成期限。當我們正按照計畫執行每一步的時候,要隨時注意是否有在期限內完成。有些時候,我們的進度慢了,會連帶壓縮到其他人的空間。所以,在兩個人以上合作時,除了要設定自己的任務期限外,也要跟對方設定繳交期限,避免延誤彼此時間。(立即了解:用時間管理4象限,一眼看出分配比重,找出對應解方!)
 
在這個每分每秒都在變化的時代,短暫的拖延就可能喪失取得先機的優勢。因此,「時間管理」正是每一個人都得具備的核心競爭力。掌握上述四大原則,你也能輕鬆杜絕拖延的老毛病,成為時間管理大師。
 
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