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新書搶先看》網路時代艦長學:我在意部屬報告壞消息的方式,而非壞消息

2017-06-23
高嶋博視
新書搶先看》網路時代艦長學:我在意部屬報告壞消息的方式,而非壞消息
【SmartM解讀】在快速變化的網路時代,團隊或個人犯錯在所難。重點不在避免犯錯,而是能夠快速回報與因應,而這也正是日本自衛隊指揮官的領導哲學。
力求表現是人之常情,只要有好消息,就算不是自己的功勞,也想早一刻向上司報告;相反的,若是傳來壞消息,則會希望盡量拖延呈報的時間。即使大家都心知肚明,無論再怎麼拖延,早晚還是得報告,卻仍舊拖拖拉拉。尤其是面對嘮叨的上司、嚴厲的老闆時,部屬更容易隱匿不報。
造成部屬畏縮的原因有兩點。首先,是上司的問題,「在我休假、忙得要命的時候,你竟敢拿雞毛蒜皮的事來報告?」凡是上司曾有大吼、責難部屬的舉動,我就能評斷這種人不具備指揮官的資質。確實,有些時候會有破口大罵的衝動,但這一點是可以忍耐的。

一邊懷著顧忌,一邊誠惶誠恐的向主管報告

當醜聞和失敗擺在眼前卻不得不報告時,所有部屬一定都會卻步,尤其當自己是負面消息的始作俑者時,更是如此。大家都是一邊懷著顧忌,一邊誠惶誠恐的向主管報告;其中有些人,說不定已經把辭呈信塞在懷中,預先做好最壞的打算了,我也曾有這種經驗。
正因為大家都是懷有忠誠之心的隊員,才會如此認真的面對工作。因此,上司若不懂得部屬心中的戒慎恐懼,等到真正需要時,就很難收到重要的資訊。可以看出,要是這種狀況持續下去,不僅上司本人的威望受損,整個組織連帶都會走下坡。就我來說,也許會有些言重,但如此不適任的人卻能位居要職,這件事本身就有問題。像這種不適任的人員,自然成為組織中的弊病,我認為,人事單位的眼光,應該要再透徹一些才對。
話說回來,指揮官收到壞消息後,即使組織的聲望會暫時跌到谷底,但還是會維持健全的運作;一個強健的組織,當然也會建構起一套強而有力的系統。整件事說穿了,也只不過是收到一份壞消息罷了。雖然壞消息會對心理健康帶來負面影響,但指揮官的主要任務正是危機處理,只要記得自己這項「分內的工作」,面對壞消息時,你就不會對部屬口出惡言。
身為領導者,必須認真思考當手中握有壞消息時,該如何處理?組織規模越龐大,就越要思考這個問題。 

長官休假時不敢報告?怠忽職守更糟糕 

另外一個原因,則與部屬本身有關。當時,我身兼艦隊司令官和總監,但休假日的報告極少,這讓我產生了危機意識。海上自衛隊中,當班人員會確實執行勤務,使得以指揮官為首的相關人員能好好休息,否則不出一個月,就會被連日的疲勞給擊垮。畢竟,人終究只是血肉之軀。
儘管我對此產生危機意識,但並不代表我不信賴部屬,當值的部屬是認為:「休假日還淨報告些小事,對司令官太不好意思了。」這恐怕是他深思熟慮後得出的結論,毫無疑問,他的思慮周到、十分替他人著想。
不過,最後我的結論是照樣確實值勤,但這些顧忌和關心可以全免。值勤的部屬不須承擔責任,但指揮官必須負起全責,與其因多餘的擔憂而誤事,倒不如詳實報告,以免怠忽職守。
當然,我並非要部屬事事呈報,而是希望他們根據自身的知識和經驗判斷輕重緩急後,再挑出重要的事項及時回報,這一點,正是扮演部屬這個角色的要訣。雖然說,單是懂得判斷事情輕重,已經算表現不錯了,但若想進一步提升自己的應變能力,可以採用以下這種方式:「目前發生了某種狀況,關於本案,可以採取這樣的措施。」在向上司報告時,加入自己的判斷。也可以說,回報情況本身,正是讓部屬學習如何判斷情勢的最佳練習。
對領導者來說,能有這樣的部屬簡直是謝天謝地,畢竟上司也並非十項全能的超人,總會有些時候不知該如何下決定。遇到這種時刻,部屬若能提出相應的方案,實在是大有助益。主管聽取意見後,在自己的腦中整理、沉澱,或許能做出更高明的判斷。當然,指揮官本身對於事情已有定見時,必須毫不猶豫的下判斷,並迅速下達指令、立即採取應對措施。
在我退役當天,兒子對我說了一句話:「連休假日也要在脖子上掛手機的生活,終於結束了啊!」兒子說的沒錯,我當時使用的那支業務用手機,可是曾經集多少壞消息於一身呢!不過各位別誤會了,我現在說的,可不是什麼值得自我吹噓的事啊!(本文摘錄自《艦長不能說不知道,艦長永遠有答案》第二章,大是文化出版)
書籍介紹
作者:高嶋博視
出版社:大是文化
出版日期:2017年6月
高嶋博視
日本海上自衛隊前橫須賀地方總監。311東日本大震災後,因應救援工作及核能發電廠事故處理,擔任海上自衛隊指揮官。
1952年生於香川縣。
1971年畢業於香川縣立三本松高中。1975年防衛大學校第19期畢業,之後進入海上自衛隊,並於2011年8月退役。現為日本無線股份有限公司顧問。著有《軍人的夙願》(講談社出版)。
 
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