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新書搶先看》「十二原則六步法」,幫你輕鬆開好一個會

2019-01-20
劉潤
新書搶先看》「十二原則六步法」,幫你輕鬆開好一個會

用「十二原則六步法」開好一個會──羅伯特議事規則

開會是用時間換結論的商業模式。為了最高效的獲取會議的結論價值,可以試試被稱為「開會規則聖經」的羅伯特議事規則。
某團隊召開會議,討論是開發獨立的應用程式,還是繼續依託微信營運。有人說:「必須做應用程式,用戶是我們的命,始終要獨立。」有人說:「依託微信,至少還有命;自己做,連命都沒有。」有人說:「你們看到微信上那些一言不合就被封鎖的網紅了嗎?」眼看戰火升級,團隊負責人打斷他們:「都別說了,先討論點兒有意義的……」
不文明、跑題、打斷、一言堂,讓這場討論沒有任何結論。開會,是用時間換結論的商業模式。可為什麼投入同樣的時間,有的人能賺取極高的結論價值,有的人卻血本無歸呢?
這是因為使用的開會商業模式不對。美國國會使用的開會商業模式《羅伯特議事規則》(Robert’s Rules of Order,RONR)被稱為「開會規則聖經」。這本書內容豐富,其中的精華可以總結為「十二原則六步法」。
回到最初的案例,如果運用「十二原則六步法」,這個會應該怎麼開呢?

第一步,動議。

動議,就是行動的建議,必須包括時間、地點、人員、資源、行動、結果。比如:「我動議:投入五十萬元,調撥十二人,三個月內做出獨立應用程式。建議在上海開展,由開發總監負責。」
這涉及動議中心原則:先動議後討論,無動議不討論。

第二步,附議。

只要有一個人說「我附議」,就可以進入議事流程。
如果沒有人附議,主持人可以附議嗎?不可以。這涉及主持中立原則:主持人有場控權,必須從討論中抽離。不得發表意見,不得總結別人的發言,即便是領導也不行。

第三步,陳述議題。

主持人清楚的陳述議題,讓與會者明確了解到底討論的內容是什麼。

第四步,辯論。

主持人宣布開始,動議方立刻發言:「我的動議,其實是大家的普遍觀點,你們說是嗎?」很多人紛紛插話說「是的」、「我早就這麼想了」。
這很危險。他在造勢,一種意見一哄而上,就會壓制不同聲音。怎麼辦?啟動機會均等原則:任何人發言前,必須得到主持人允許。先舉手者優先,未發言者優先。同時,盡量讓正反雙方輪流發言,保持平衡。
有人舉手:「我覺得都可以,要看具體情況。」
這也很危險。沒有觀點,無助於結論。應該啟動立場明確原則:發言人要先表明立場,再說明理由。
某人正在發言,突然有人忍不住打斷:「你這個想法不現實,因為……」
這更危險。應該立即制止,強調發言完整原則:不能打斷別人;以及面對主持原則:發言要面對主持人,參會者之間不得直接辯論。
討論過半,有人一直在說,有人一言不發。要提醒一直在說的人限時限次原則:「一個議題,每人最多發言三次,每次最多兩分鐘。這是你第三次發言,請注意。」
他說:「好,那我說說另一件有關的事吧。」主持人還是要打斷他:「一時一件原則,不得跑題。」
他很生氣:「可這件事已經討論很久了。」主持人要宣布遵守裁判原則:主持人最大,無條件服從。
他惱羞成怒:「他們的想法實在太蠢了。」怎麼辦?文明表達原則:不得人身攻擊,不得質疑他人的動機、習慣或偏好。
在一系列規則下,辯論終於變得有序、交替、高效。

第五步,表決。

開發總監覺得差不多了,說:「表決吧。」然後舉起了手。
主持人請他把手放下,宣布充分辯論原則:還有發言機會的人都講完了嗎?討論充分方可表決。
終於都表達完畢,啟動多數裁決原則:贊成人數多於反對人數,即為通過。平局算未通過。
表決時,不要說「同意的跟我一起舉手」並先舉手,然後盯著每個人看,不舉手的就使勁兒盯,直到人數夠了就宣布通過。
主持人應先說「贊成的請舉手(停頓幾秒),請放下」,再說「反對的請舉手(停頓幾秒),請放下」。不要請棄權的舉手。主持人必須最後舉手。

第六步,宣布結果。

「最終以十五票贊成、八票反對、兩票棄權通過開發應用程式。散會。」
這就是一場符合羅伯特議事規則的討論。
有一次記者問曾任香港特別行政區立法會主席的范徐麗泰:「高居議會之巔是什麼感受?」她回答:「有口難言!」記者又問:「遇到那麼多爭議,你的原則是什麼呢?」她又回答:「議事規則。」這就是一個主持人應有的素質。

【KEYPOINT】羅伯特議事規則

這套規則的精華為「十二原則六步法」。十二原則是動議中心,主持中立,機會均等,立場明確,發言完整,面對主持,限時限次,一時一件,遵守裁判,文明表達,充分辯論,多數裁決。六步法是動議,附議,陳述議題,辯論,表決,宣布結果。(本文摘錄自《5分鐘商學院工具篇:人人都是自己的CEO》寶鼎出版)
 
 
出處:《5分鐘商學院工具篇:人人都是自己的CEO》
提供:寶鼎出版
頁數:p193-197
 
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