新書搶先看》打破停滯×逆境轉型×獲利突破，看企業制度規劃原則

2019-03-03

陳其華

有機食品連鎖品牌的張董，經過朋友引薦，找我到公司診斷最近碰到的管理制度問題。她一直想把公司制度一次訂得清清楚楚的，讓員工有所依據。看著管理部提供的一堆紙本資料，我轉身問了負責行政的林小姐：「貴公司都經營到這樣不小的規模了，以前沒有訂過相關制度嗎？」

沒多久，她拿了一台筆電，給我看了裡面數千各個部門管理制度檔案，還辛苦的搬出六大本裝訂整齊厚厚的制度資料。「這是三年前，我們老闆花了不少錢，請一家有名的大顧問公司來，花了大半年時間，才幫我們規劃好的制度。」那後來有用嗎？她苦笑的回答：「怎麼用？」

很多經營不錯的中小企業，雖然業績節節上升，手上不缺現金，人員卻流動很快。也聘了些薪水不低、在大公司待過的幕僚，規劃了一堆表單制度。一陣子之後，經營者卻發現，制度剪不斷，理還亂。

以前生產導向的製造業，講求規模與效率。不管是死的事情，還是活的人，都要求標準化。往往先規劃一套完美的制度，強迫要求全員遵守。在經營者的重大宣示下，一個口令一個動作，非照規定走不可。若沒有完整的導入規劃，搞到最後，往往變成天怒人怨，制度也無疾而終。

成長期的中小企業，市場發展容易大幅變動，也需要團隊彈性靈活，因應市場競爭變化，本就很難有一定的遊戲規則去遵循。規劃合適的制度，就像幫青少年量身訂作的衣服，要設計合適的版型，而且不要縫得太緊，一定要留下未來兩到三年成長的伸展空間。

制度規劃的核心觀念在興利，而非防弊。主要以協助組織良性發展為目標，在管理資訊的協助下，決策行動都能有所依據。團隊因制度規範，更能集中資源與力量去拓展市場，而非綁手綁腳，束縛發展。

初創事業，剛開始是人治的階段，「沒制度」是正常的。大家要拚命打天下，靠的是夢想、企圖心與拚勁，這些無形且寶貴的力量。若在初期就採用複雜的管理制度，你的優秀員工很快就會變成一群沒創意又死腦筋的笨蛋。

管理制度的內容範圍，依據企業屬性與規模，可大可小，可簡可繁。從企業最基本的人事薪資、財務會計、營業管理、目標管理等等，再談到組織管理、品質管理、生產管理與總務行政。隨著規模，再延伸到內部控制、內部稽核、經營分析、資材管理、研發管理等制度。

企業一旦突破市場的束縛，一飛衝天，進入成長發展期，此時業績蒸蒸日上，規模增加，老闆無法再以目光所及的力量去管理團隊。這時就需要明確的管理制度，來讓員工行止有度。制度要以激勵團隊、穩定組織且營運順暢為主，夠用就好，不要貪多。

制度設計要先寬後緊，逐步收斂。重點在讓員工養成好的工作習慣。每天的行事作為都有依據，成本費用預算能掌握，經營目標才能更有效達成。初期制度不要太難太複雜，只要基本的規定、辦法、表單與流程，並輔以「會議」與「報表」這兩項最基本有效的管理工具，協助企業管住該管的就好。

激勵主管與員工積極參與制度的改革，自己訂出要遵守的規矩與共識。讓團隊有成就感，發現自己訂的制度，真的可以幫大家把事情做得更好。之後，自然會放寬心，安心接受更多的遊戲規則。

揠苗助長的故事，大家在小時候都學過，長大後卻都忘了。瞎搞的制度，不但勞民傷財，不小心還會造成組織嚴重內傷，影響正常發展。要讓制度像種花草一樣，讓一些新芽先冒出來，然後慢慢的灌溉它長大。等制度長成一個小小的基礎，後面要擴大就快了。

好制度讓團隊在明確清楚的規範之下，集中資源與團隊力量，創造企業市場價值。切記，企業組織是活的，別揠苗助。（本文節錄至《品牌成長的7道修煉：打破停滯×逆境轉型×獲利突破，成功布局未來》）

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