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新書搶先看》善用PDCA高效試錯,MECE讓分析疏而不漏

2019-06-08
速溶綜合研究所
新書搶先看》善用PDCA高效試錯,MECE讓分析疏而不漏

善用PDCA,高效試錯

說到工作的管理方法中,PDCA經常被提及。PDCA分別有以下四個步驟:
一、Plan:主要任務就是考慮「我這個月有哪些工作」,並列出詳細的表格。
二、Do:思考怎麼做才能達到目標,並開始實行。例如說按時記錄這個月的工作情況。
三、Check:檢查工作的實際狀況和最終成效,確認自己是否達到工作目標。
四、Action:修正在執行過程中出現的問題,在月底審視實際工作的完成狀況,對照月初的計畫,看哪些環節需要進行修正,最後再回到Plan,做出更能成功實現目標的計畫。
不難看出PDCA循環的內容其實很簡單,就是以上的四點(Plan、Do、Check、Action),基本上就是凡事需要先規畫,然後執行,執行結束後需要再思考和改進。
PDCA循環又叫循環式品質管理,是管理學中的模型,最早由休哈特(W.A. Shewhart)於一九三○年構想,後來被美國品質管制專家戴明博士在一九五○年再度挖掘出來,並加以廣泛宣傳。
PDCA是由「Plan、Do、Check、Action」首字母的縮寫組成,各自代表的意思如下:「計畫、實行、檢查、改善」。通常以P→D→C→A這樣的順序進行,A的下一步又回到P,所以也稱之為「PDCA循環」。 
在企業整體計畫的PDCA,你負責的部分可能是小的PDCA,形成大環包小環的局面。
各部門的小環都圍繞著企業的目標,朝著同一個方向前進,透過循環把企業上下的各項工作聯繫起來,彼此合作,互相督促。
作為其中的一個環節,員工必須學會在快速的試錯中,不斷調整自己的工作計畫、自律完成工作、獨立建立假設並進行驗證、積極發現下一個問題。這樣的員工不管在哪,都會受到歡迎。
PDCA從哪一步開始並不重要,剛起步且沒有計畫的工作可以從Do 開始,接手過來的工作可以從Check 開始,如果著手時已經有改善的可以從Action 開始。從任何環節都可以開始PDCA循環,不同的階段可以用不同的方法來配合,循環往復,直到目標圓滿達成。

讓分析疏而不漏的MECE

我們在處理複雜問題的時候,往往會有重複和遺漏的狀況。如果出現了遺漏或重複,那麼就很有可能會連帶拖累邏輯思考的效率和成果。
剛進入工作的職場新人,總會有無法馬上適應的階段。從學校的單純學習狀態切換到工作每天做不完的狀態,也就只有短短的一段時間,如果在思考的過程中出現了太多重複和遺漏,很有可能會無法做好工作。
在這一點上,小廣有深刻體會:雖然作為新人,進入公司,並不會立刻處理很多重要或專業的工作,但只要被多指派一些雜事,就會讓小廣忙昏頭。上司要的會議記錄、前輩要的影印資料、同事要的資料、下次會議要準備的題綱……這些看似簡單但又不簡單的事情,讓小廣總是處在「工作總算完成了」「咦! 什麼時候有這個工作」「這個不是已經做完了嗎」「好不容易做完結果做錯」「真的沒有注意到,原來還差了這個」的狀態中,想必職場新人也常遇到這些問題。
邏輯思考最忌諱重複或遺漏,如果只盯著目標或結果的話,很容易考慮得不夠周到,又可能會失去好不容易得來的機會,同時重複的想法也會造成邏輯思維的混亂。把所有的問題都重疊在一起,就看不清事情的本質,找不到解決問題的方法。所以在這裡我們向大家推薦MECE。
MECE(Mutually Exclusive Collectively Exhaustive)就是指沒有遺漏和重複的狀態。靈活運用MECE可以邏輯化地看待問題,並且清楚掌握整體和細部之間的關係。當你準備開始一項任務卻無法掌握全貌時,運用MECE可以使事情變得比較簡單。
簡單說來,使用MECE的時候有以下幾步:
①先確認想要解決的問題是什麼,以及想透過解決問題達到什麼目的。
②找到符合MECE的切入點。這裡的切入點,是指你準備按照什麼標準來分類,例如顏色、大小、男女等。
③考慮剛才的分類是否能用MECE繼續細分。例如按照男女來分類後,是否還可以依職業、收入、年齡等條件細分。
④分完類後再來檢查有沒有明顯的重複和遺漏。
MECE看起來簡單,但要讓分析夠全面,還是需要長期的練習才能運用自如。
(本文節錄至《外商公司都在用的49個邏輯思維:看清問題癥結,找出最快解決途徑》
 
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