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工作中只有20%的事情真的重要!5個聚焦工作法,教你在分心時代提升工作效率

2019-11-22
SmartM/蘇彥誠
工作中只有20%的事情真的重要!5個聚焦工作法,教你在分心時代提升工作效率
  隨著社群媒體、通訊軟體越來越發達,我們身處在一個充滿干擾的世界,難以專注於真正重要的工作。然而,許多偉大的成就、新奇的想法往往在我們深度工作時出現。因此,學會聚焦真正重要的事,能幫助我們在職場脫穎而出,避免成為瞎忙族的一員。
  本文將介紹 5 個實用且有效的方法,幫助我們在分心時代當中,找回專注、聚焦的能力,學會分辨工作中重要的 20% ,以及較不重要的 80%,並把時間與精力投注在真正重要的 20% 事情上。

1. 深度工作時,關閉手機與電腦上的通知

  首先,最有幫助也最有效果的建議就是「關掉通知」。我們往往認為,手機或電腦上的通知不會使自己分心,因為這些通知頂多出現 5 秒鐘。不過,根據美國一位心理學家 Cary Stothart 的研究指出,即使我們沒有立刻點開這則通知,這些短短幾秒的通知也足以使我們分心,降低工作的績效與表現。當這些通知出現,我們的思考被打斷,並且需要花費額外的精力重新讓焦點回到工作上。
  因此,試著為自己安排「深度工作」時段,在這時段關掉手機與電腦的通知,特別是社群媒體的提醒通知。我們會發現,這些通知沒有自己想的那麼緊急,在結束深度工作時段後,我們便可以利用休閒時間查看這些通知。

2. 建立「每日慣例」,減少不必要的決定

  提升專注力的另一個有效方法,就是建立自己的「每日慣例」。當我們建立起每日慣例,我們會發現自己的行程開始「自動化」。舉例來說,臉書創辦人馬克・祖克柏總是穿著灰色 T 恤,並曾在採訪中親口表示,他每天穿著同樣的衣服,是為了減少做決定的次數,把時間與精力花費在重要的工作上。有相同做法的不僅祖克柏一人,Apple 創辦人賈伯斯與美國前總統歐巴馬等人,也對每天的穿著有同樣的慣例。
  能夠建立每日慣例的事,不只每天穿著的決定,包含每天的飲食安排、運動時段等決定,也都能成為每日慣例的一部分。我們可以藉此減少每天做決定的次數,保留更多精力思考更重要的事情,做出更重要的決策。

3. 要事第一,區分工作的輕重緩急

  我們都有著無數的任務迎面而來。你可能會發現,這些任務的緊急程度不一,對我們的重要性也不同,而有些事情就算沒完成,對我們的影響也不大。
  成功學大師史蒂芬·柯維(Stephen Covey)的暢銷書《與成功有約:高效能人士的七個習慣》中,提出一個邁向成功的重要習慣「要事第一」。書中建議讀者區分任務的重要性與緊急性,將任務分成「重要/不重要」以及「緊急/不緊急」,並專注執行真正關鍵的事情,避免將時間浪費在瑣碎的事上。

4. 停止多工,「一心一用」更有效率

  許多人認為自己很擅長「一心多用」,並覺得這能提升自己的工作效率。不過許多研究發現,大部分的人在多工時是缺乏效率的。一位麻省理工學院的認知科學家 Earl Miller 指出,多工會降低我們的生產力,使我們的工作容易發生錯誤,並且阻礙我們在工作中進行創意的思考。
  當我們同時進行多個任務,我們必須花費更多的精力在任務的切換。這些多餘的切換會降低工作效率,增加錯誤發生的機率,也因思考的時間中斷而難以產生創意的想法。因此,我們最好停止多工,開始「一心一用」,一次聚焦在一個任務上。

5. 安排休息,恢復對抗分心、保持專注的能力

  龐大的工作量、忙碌的行程,讓我們很難撥出屬於自己的一段休息時間,而這很可能就是我們無法專注、常常分心的原因。試著回想我們的經驗也可以發現,當我們感到疲憊時,能保持專注的能力便開始下降,難以對抗如社群媒體等的分心與干擾。
  一位認知科學領域的心理學家 Shai Danziger 發現,適時的休息能幫助我們避免「決策疲勞」。所謂的決策疲勞,指的就是人們在持續做出決定後,意志力、自律能力被耗盡,變得難以做出最佳決策的狀況。因此,當我們察覺自己難以專注、自律能力下降時,試著安排一段屬於自己的休息時間,恢復對抗分心、保持專注的能力。
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參考資料
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