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工作沒效率是因為你的時間太零碎!日程集中管理,把完整時間留給重要的事

2019-12-11
SmartM/漳羽珊
工作沒效率是因為你的時間太零碎!日程集中管理,把完整時間留給重要的事
  Vivian是一位行銷人員,一早進到辦公室準備寫文案,想起昨天還有一封E-mail沒回。點開信箱,有10封未讀信件,包含合作洽談、公關活動和感謝信函,等到回覆完所有信件,時間已經是上午11點半。
  吃完午飯出門拜訪合作對象,抵達約定地點,突然接到來電,表示行程耽誤,希望可以將會議向後延遲半個小時。回到公司已經下午4點,先回覆Line的群組訊息,隨即內部企劃會議就要開始。
  等到所有行程完成,回到位子坐定,已是晚上6點半。接下來,只能利用下班時間繼續完成今日還沒做完的代辦事項。
  這樣的場景對你來說是不是似曾相識呢?每天工作日程總是有太多外在干擾,需要聚精會神完成的工作,或為了重要會議保留下來的完整時間,常常被打斷。我們總是需要花費一點時間,才能重新回到工作狀態。
  為了善用每天24小時,高效安排你的工作與生活,管理你的每日行程其實非常重要。SmartM大大學院創辦人許景泰(Jerry)教你如何集中處理三種工作情境,將外界干預降到最低,有效提升工作效率。

訊息是最大的干擾,不需要即時回覆的就集中處理吧!

  工作中最容易被突如其來的訊息打斷,不論是電話、E-mail或Line,別人可以連絡上你的方式越多,時間越容易被零碎的溝通佔據。為了擺脫拉低工作效率的溝通,回覆的時機應該要集中處理。每天固定早、中、晚幾個時間回覆訊息,避免上班就是一直在不同溝通工具上切換,回來做正事時又需要重新沉澱思緒。
  如果因為工作特性,訊息經常需要即時回覆,建議以間歇性的方式集中處理,舉例來說,在重要工作告一個段落,上茶水間、洗手間時統一回覆。避免當工作需要專注且重視細節時,被其他事務干擾,而無法考量周延。
工作沒效率是因為你的時間太零碎!日程集中管理,把完整時間留給重要的事(圖片來源:大大學院

給自己一段有品質的好時間,會發現效率原來這麼高

  每天給自己一段完整的時間,不論是生活或是工作,在這段時間做一些需要思考的事,並確保這段時間誰都不會來打擾。Jerry以自己的經驗為例,因為習慣早起,早上五點半開始作業,保留一個半到兩個小時的時間只給自己,在這段期間縝密地思考或專注地作業。請你回想自己哪個時間最能夠發揮精神,把最有效益的時間留給自己。
 

會議排定固定時段,不相關的成員就別加進與會名單

  工作中總有一些不可避免的邀約或會議,但如果這些行程老是佔據工作中最精華的時間,重要工作無法有完整的時段統一處理。因此,如果有邀約、拜訪客戶的需求,也試著將日程集中管理,將面談的行程安排在一天的固定時段,例如接近中午,或是下午快下班的時間,不僅不會打擾主要工作行程,接近午餐或下班時間的邀約,通常也可以有較高的效率。
  而團隊會議雖然不可或缺,但務必確保每位與會者都與會議內容相關,且有需要討論的事項再召開。否則10個人中,只有3個有必要參與討論,何必把7個人關在同個空間中各做各的事呢?
 
  日程集中管理的好處,就在於將外在的眾多干擾降至最低,設定每段時間的目的,並專注完成,才能發揮最大的效率與時間的價值。
  當你可以安排好日程時間,並且有餘裕去做重要但不緊急的事,將會發揮時間最大的長期效益。良好的時間管理,就建立在確保自己走在前往目標的正確道路上。更多時間管理術,就在大大學院【如何成為時間管理高手】
 
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