Facebook Pixel Facebook Pixel

事情堆積如山?工作效率大師教你「GTD把事做完」5步驟,以實際行動,代替抱怨空想!

2020-10-02
HoliBear哈利熊
事情堆積如山?工作效率大師教你「GTD把事做完」5步驟,以實際行動,代替抱怨空想!
圖片來源 : HoliBear哈利熊
【SmartM 解讀】要做的事情太多,總是覺得腦子快被塞爆了!但,一味思考「還沒做哪些事」,不會讓事情真正完成。透過執行GTD5步驟,坐下來把繁雜的工作分項,並訂出行動計畫,讓你不再頭昏腦脹,輕鬆把事情做得又快又好!  
  Getting Things Done是由工作效率大師David Allen所研發的一個非常著名的時間/流程管理系統。在Getting Things Done一書中,艾倫引用了研究發現,當大腦中要處理的資訊量越多的時候,就會越難分辨出最重要的任務有哪些,而最後只會花更多時間在思考,越少時間在實際完成
  你是不是也有過幾下幾種狀況?
  • 要做的事情太多,覺得大腦快被瑣事塞爆了
  • 害怕忘記處理小事情,或是忽略了重要的細節
  • 信心滿滿準備開始做很多案子,結果無法一一完成

  那麼不妨來學學Getting Things Done(以下簡稱為GTD)的簡單5步驟時間管理法。

為什麼要用GTD:你清理你的地下室了嗎?

艾倫用了一個非常有趣的比喻。

為什麼要用GTD:你清理你的地下室了嗎?
為什麼要用GTD:你清理你的地下室了嗎?
  很多人在家裡都有一個儲藏空間,或許是地下室,或許是廚房的一角,我們可能一直想要去整理它,但默默的,五年、十年就過去了。如果是這樣,那麼在過去的這五年、十年間,你的大腦每天24小時中就有一小部分的時間都在想著要「清理儲藏室」!而每次走過這個儲藏空間的時候,大腦中就會有一個小聲音,提醒著你該清理囉。
  沒錯,大腦就像是這個儲藏空間一樣。
  艾倫建議大家應該是要〝Think about things, rather than think of them〞也就是說要去「思考事情,而非想事情」
  比如說,你有一個未完成的工作事項,你該做的不是一直去記著「啊!有個工作還沒完成,該做點什麼才對」,而是要去思考這項工作的本身。

5步驟管理事情:Getting Things Done「把事做完」

  艾倫所研發的這5步驟分別是:

  1. 捕捉(Capture):寫下所有抓住你注意力的這些事情
  2. 理清(Clarify):處理這些事情的資訊,列出明確的行動計畫
  3. 整理(Organize):列出明確的待辦事項,將日期加入行事曆
  4. 檢視(Reflect):定期檢視工作內容,根據新事件與實際狀況加以更新
  5. 執行(Engage):實際開始執行工作事項
Getting Things Done「把事做完」5步驟
Getting Things Done「把事做完」5步驟

  雖然使用GTD 5步驟可能會需要較大量的前期時間與精力投資,但是絕對會加速後期執行上的效率,並降低忘記截止日期、錯過重要工作等等的風險。

 

1. 捕捉(Capture):想到什麼全部記下來

  在捕捉這一個步驟,你必須抱持著「不要再把資訊往大腦塞」的決心。也就是說,所有儲存在大腦中的事情,無論是點子、活動、尚未完成的工作事項,還是待檢查的事情,全部都記到「收件夾」中。而在GTD中的這個收件夾,根據每個人的習慣不同,可以是實體的(如:筆記本)也可以是電子的(如:網路工具軟體)。
  在這個步驟中,別急著整理,先花時間捕捉大腦中零碎的雜物。
  當你習慣於GTD的步驟後,往後只要有想到新的事情,你就會自然地把它們放入你的「收件夾」中。
 

2. 理清(Clarify):將凌亂的思緒轉為實際可執行的行動

 

  好了,現在你的收件夾是滿的了,是時候該將凌亂的思緒分門別類,轉換為可以實際去執行的行動。根據下面的原則去檢視寫下的每一個項目:

  • 項目可以在2分鐘內執行完成:馬上完成
  • 項目可以分派出去:讓別人來執行
  • 項目並不是一個可以執行的行動(如:一個檔案、一篇文章、一個聯絡人資訊等),需要你後續回來處理的:放入參考檔案夾或是放入相關專案的備註欄位
  • 項目需要在特定日期/時間完成:訂定截止日期
  • 項目不需要進一步的動作或是已過期:刪除
  • 項目需要超過一個步驟來完成:建立一個專門的檔案夾來放置所有於此項目相關的資訊,並且列出明確的下一步行動

  記住,在制定行動計畫的時候,必須越詳細越好,放置所有你可以想到的資訊。

制定行動計畫
制定行動計畫
 

3. 整理(Organize):列出明確的待辦事項

  其實在實際執行的時候,很多人會在理清階段就把整理階段的事項安排完成。但是,將整理想成分開的下一個步驟,可以幫助你更細化工作內容,確保事情都能夠按部就班執行。
  在這個步驟中,確保所有的待辦事項都已經安排完成,重要的日期也已經放入了行事曆中。(立即了解:學會「日程管理」,讓24小時工作更有效率!

4. 檢視(Reflect):每個禮拜重新檢視、更新進度

  每個禮拜撥出一些時間,檢視你所羅列的清單,根據需求重新整理項目與待辦事項。檢視這個步驟可以幫助你順應改變、重置焦點、找出接下來的行動並且看看過去的工作流程是否有需要改進或是優化的地方。

 

5. 執行(Engage):根據訂定的計畫與待辦事項執行吧!

  在你花時間做了大量的計畫與整理後,你的系統、筆記本或是資料夾中,應該滿是具體、可執行的細項了。相信你不會再有「我現在要做什麼……」的煩惱了!
  希望這篇GTD能夠對你有幫助,如果你在時間管理上需要更多的協助,可以參考更聰明的時間管理方法:10個時間管理技巧。在有想法卻不知道怎麼解決時,也可以善用哈利熊的服務市集,逛逛有沒有能夠幫助你的專業人士吧!

推薦文章:

延伸推薦

其實時間是可以「生」出來的!突破預設值,4招讓你變身效率達人

時間有限怎麼學得又快又好?掌握專注2要件,每天只要30分鐘,學習成效直線飆升!

本文出處

HoliBear哈利熊| Getting Things Done!工作效率大師教你「把事做完」5步驟

【讓SmartM與你一年共同看100本書】幫助「沒時間讀書」、「讀書速度很慢」、「讀完就忘記」、「抓不到重點」的人,在25分鐘內領略閱讀的樂趣,吸收並帶走鮮明觀點,真正讓知識內涵融會於日常生活。歡迎點擊加入:「100本商戰名人讀書會,一起加入閱讀革命!
嚴禁抄襲,未經授權不得轉載。歡迎各媒體交換文章。

關注電子商務、網路行銷情報

親愛的讀者們,歡迎加入「SmartM電子商務網」粉絲團,每天更多電商&網路行銷報導等你關注與分享。

加入「SmartM電子商務網」Line帳號,關注最新的電子商務與網路行銷情報,學習不間斷,精采文章不漏接。請用手機點擊「加入Line好友」連結,或是掃描QR Code加入。

【大大讀書】全新改版上線!9大說書人X6大主題書庫,每天18分鐘,內化自我技能
即刻了解
處理中