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業績不如預期,該怎麼報告?4個步驟「說重點」幫你扭轉局勢,重拾主管信任

2020-10-09
SmartM/蕭宇彤
業績不如預期,該怎麼報告?4個步驟「說重點」幫你扭轉局勢,重拾主管信任
圖片來源 : Pexels
  在職場發生壞事,要向主管稟報時,你總是支支吾吾,像記流水帳一樣把事發過程從頭講到尾,說了半天,只換來主管的一句:「所以你的重點是什麼」?
  想順利向上報告壞消息,一開頭務必就要「說重點」,才能引起最少的麻煩,得到最多的資源。

向上報告壞消息4步驟

  報告壞消息,建議依照以下五個步驟,幫助你能平穩地呈報問題,並在最後仍能贏得主管的信任:
  1.展現禮儀:先詢問主管「目前是否方便說話」,給予對方心理準備。
  2.說出重點:明確說出壞消息的內容,以及解決方式。
  3.複述內容:將以上提及的問題及解方重述一次,確保資訊的正確性。
  4.請主管確認、回饋想法:詢問主管「這樣的補救作法是否可行?」、「是否有其他的建議?」,給予主管最終的決定權,使對方感受到尊重。

究竟如何「說出重點」?

  大家都知道報告要「說重點」,但究竟什麼內容才是重點,該怎麼陳述才最有效呢?
  首先,必須明確說明這次的壞消息是什麼,例如:上個月的業績業績掉了5%。
  接著,提出一個具體的解決方案。闡述方案時,可以搭配以下三個重點,增加溝通的力度。
  1.知(資訊):與主管重申本次問題發生的背景及來由,提供發生的地點和時間等資訊。例如:上個月的廣告投放,因為廣告素材設計不明確,導致產品的特色賣點和價值沒有被突顯,因此產品轉換率不如預期。
  2.情:展現你的情緒和感受,強調自己並非置身事外,同時表現出歉意,讓主管能重重提起,輕輕放下。
  3.意見:提出至少兩個解決方式給主管,適度表達自己的意見,但將最終的選擇權交給主管,讓他知道你有能力解決問題,也懂得尊重他。(立即了解:找握「金字塔表達法」4技巧,精準組織化口語表達!
  當下次要向上稟報壞消息時,無需慌張地找藉口、推卸責任,只要透過以上5步驟,在談話前段開門見山,直接點出壞消息本身,帶出具體解決方案,便能讓主管心平氣和地接受訊息,並以最有效率的方式解決棘手問題。

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