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新書搶先看》打破停滯×逆境轉型×獲利突破,看企業制度規劃原則

2019-03-03
陳其華
新書搶先看》打破停滯×逆境轉型×獲利突破,看企業制度規劃原則

企業是活的,制度是長出來的

有機食品連鎖品牌的張董,經過朋友引薦,找我到公司診斷最近碰到的管理制度問題。她一直想把公司制度一次訂得清清楚楚的,讓員工有所依據。看著管理部提供的一堆紙本資料,我轉身問了負責行政的林小姐:「貴公司都經營到這樣不小的規模了,以前沒有訂過相關制度嗎?」
沒多久,她拿了一台筆電,給我看了裡面數千各個部門管理制度檔案,還辛苦的搬出六大本裝訂整齊厚厚的制度資料。「這是三年前,我們老闆花了不少錢,請一家有名的大顧問公司來,花了大半年時間,才幫我們規劃好的制度。」那後來有用嗎?她苦笑的回答:「怎麼用?」
很多經營不錯的中小企業,雖然業績節節上升,手上不缺現金,人員卻流動很快。也聘了些薪水不低、在大公司待過的幕僚,規劃了一堆表單制度。一陣子之後,經營者卻發現,制度剪不斷,理還亂。

興利重於防弊

以前生產導向的製造業,講求規模與效率。不管是死的事情,還是活的人,都要求標準化。往往先規劃一套完美的制度,強迫要求全員遵守。在經營者的重大宣示下,一個口令一個動作,非照規定走不可。若沒有完整的導入規劃,搞到最後,往往變成天怒人怨,制度也無疾而終。
成長期的中小企業,市場發展容易大幅變動,也需要團隊彈性靈活,因應市場競爭變化,本就很難有一定的遊戲規則去遵循。規劃合適的制度,就像幫青少年量身訂作的衣服,要設計合適的版型,而且不要縫得太緊,一定要留下未來兩到三年成長的伸展空間。
制度規劃的核心觀念在興利,而非防弊。主要以協助組織良性發展為目標,在管理資訊的協助下,決策行動都能有所依據。團隊因制度規範,更能集中資源與力量去拓展市場,而非綁手綁腳,束縛發展。

制度規劃原則

  1. 興利重於防弊
  2. 團隊積極參與
  3. 灌溉培養基礎
  4. 保留發展彈性

制度夠用就好

初創事業,剛開始是人治的階段,「沒制度」是正常的。大家要拚命打天下,靠的是夢想、企圖心與拚勁,這些無形且寶貴的力量。若在初期就採用複雜的管理制度,你的優秀員工很快就會變成一群沒創意又死腦筋的笨蛋。
管理制度的內容範圍,依據企業屬性與規模,可大可小,可簡可繁。從企業最基本的人事薪資、財務會計、營業管理、目標管理等等,再談到組織管理、品質管理、生產管理與總務行政。隨著規模,再延伸到內部控制、內部稽核、經營分析、資材管理、研發管理等制度。
企業一旦突破市場的束縛,一飛衝天,進入成長發展期,此時業績蒸蒸日上,規模增加,老闆無法再以目光所及的力量去管理團隊。這時就需要明確的管理制度,來讓員工行止有度。制度要以激勵團隊、穩定組織且營運順暢為主,夠用就好,不要貪多。

從新芽開始擴大

制度設計要先寬後緊,逐步收斂。重點在讓員工養成好的工作習慣。每天的行事作為都有依據,成本費用預算能掌握,經營目標才能更有效達成。初期制度不要太難太複雜,只要基本的規定、辦法、表單與流程,並輔以「會議」與「報表」這兩項最基本有效的管理工具,協助企業管住該管的就好。
激勵主管與員工積極參與制度的改革,自己訂出要遵守的規矩與共識。讓團隊有成就感,發現自己訂的制度,真的可以幫大家把事情做得更好。之後,自然會放寬心,安心接受更多的遊戲規則。
揠苗助長的故事,大家在小時候都學過,長大後卻都忘了。瞎搞的制度,不但勞民傷財,不小心還會造成組織嚴重內傷,影響正常發展。要讓制度像種花草一樣,讓一些新芽先冒出來,然後慢慢的灌溉它長大。等制度長成一個小小的基礎,後面要擴大就快了。

顧問提醒

好制度讓團隊在明確清楚的規範之下,集中資源與團隊力量,創造企業市場價值。切記,企業組織是活的,別揠苗助。(本文節錄至《品牌成長的7道修煉:打破停滯×逆境轉型×獲利突破,成功布局未來》
 
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