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掌握3個超好用的會議提問方法,跟「無效會議」說再見!

2020-03-04
SmartM/張寬渝
掌握3個超好用的會議提問方法,跟「無效會議」說再見!
圖片來源 : pixabay
  在會議中,我們最怕的就是出現「無效會議」了,會議冗長、死氣沉沉、缺乏創意,結果開完會後,還是沒有結論,最後還要重新找時間來開會。無效會議是大家都想避免的,那麼究竟該如何避免無效會議,創造更有效率的會議模式呢? 
  透過好的提問技巧,將讓你化解無效會議,找到新的方向與內容!國際論壇指定主持人朱楚文,在超精準提問力中,提供了三個提問方法,告訴大家該如何擺脫無效會議,並在會議中激發創意與討論。

1) 提問聚焦化:適用於解決「冗長」且「偏題」的會議內容

  在會議當中,如果有人提出了與會議無關的主題時,通常會出現兩種狀況:一、就讓他繼續講,導致最後這個會議就越繞越遠。二、主持人直接點出該內容與會議無關。但無論是哪一種,都可能會造成時間的浪費,以及造成關係的緊張,同時也讓會議當中的其他人也感受到壓力,不敢提出更多自己的想法。
  解方:遇到那種冗長又偏題的會議,為了讓會議進行得更順利,首先第一個方法就是「提問聚焦化」,使用提問就可以解決這樣的問題,讓會議聚焦、降低關係緊張。 
  例子:你的想法很不錯,你認為如果把此想法落實在會議主題上,有哪些具體步驟呢?能否詳細說明?
  使用這樣的提問方式,可以避免讓他人感受到壓力,亦可針對主題進行對焦,又可以清楚地把剛剛的內容,跟現在的主題做一個更深入地對焦,然後回到正軌上討論

2) 5W1H創意發想法:適用於需要腦力激盪的會議

  在一個會議當中,如果需要很多的想法與創意,讓更多人提出他的創意點子,但在這種情況下,很可能大家會不發一語,丟出的點子有限。
  解方:利用5W1H的方法,與會議的主題做一個連結,從各層面的思考內容找到主軸,再進行充分討論,避免彼此面面相覷,現場尷尬不已。
  例子:運用5W1H,討論如何舉辦一場記者會。
What:記者會舉辦目的為何?有什麼特色?
Who:目標客戶是哪些?要針對哪些目標對象進行訊息播送?要邀請的貴賓、合作夥伴、媒體有哪些?
Where:哪一個地點舉辦記者會,能吸引媒體目光、方便大家參與?
When:什麼時候舉辦記者會,能讓大家更快注意到我們
How:辦完這場記者會之後,我們希望如何來影響消費者?或是如何來影響大眾對我們的觀感?
Why:我們到底為什麼要辦記者會?記者會的目的是什麼?

3)換位思考提問:適用於遇到靈感枯竭、想不出辦法時

  很多時候我們靈感枯竭,或是大家想不出解決的辦法,是因為我們常常只站在自己的立場去思考,所以沒有辦法想出答案。 
  解方:透過換位思考(如:從客戶、媒體、消費者角度),站在對方的立場,或是站在我們假想方的立場,答案就會呼之欲出。 
  例子:如果你是媒體,你想要看到什麼樣的新聞?如果你是消費者,你想要看到什麼樣的產品特色?看到什麼樣行銷宣傳才會打中你的心?如果你今天是客戶的話,產品以什麼樣的訴求,可以讓你感到跟自己的需求做連結?
 
  提問用於會議是非常好用的方法,因為它可以指引方向,為我們找出真正的答案。透過以上這三種提問方法,在不同的情境下使用不同的提問方式,減少無效會議的發生。現在開始,你的每個提問都可能為會議帶來巨大的改變!(更多精準提問的方法都在:超精準提問力

 

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問話要問到核心關鍵,要從外層抽絲剝繭,職場人士必備的提問溝通術

本文出處

大大學院|超精準提問力

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