網路人才學

向Elon Musk取經，郵件行銷需掌握的４大重點

2018-04-14

創新拿鐵/陳蔚銘

【SmartM解讀】Elon Musk身為太空企業SpaceX的執行長，在過去不斷地在科技產業上進行突破。身為全球走在最前端的企業老闆，他是如何有效的運用每一分每一秒呢？４大重點來了解其成功的秘訣。

今年二月，太空企業SpaceX發射Falcon Heavy火箭，把Roadster跑車送上太空的創舉再度吸引全球目光。執行長Elon Musk身兼多家創新企業的管理者，是怎麼度過他的一天？又是哪些習慣讓他可以在日理萬機的繁忙工作中，仍然保持高超的效率帶領所有員工保持前進的動力？

本文四大重點：1. 專注在重要的事、動手解決實際問題。 2. 打破砂鍋問到底、不被過往經驗侷限，帶領SpaceX從無到有打造出世界第一的火箭。 3. 好的溝通從寫好的電子郵件開始。 4. 如果滿分是100分，目標就要設在120分！不滿現況才能保持領先。

創新點：設定高標準、不被經驗侷限，把每個問題都當作初次見面來對待。

1. 專注在重要的事、動手解決實際問題

對身兼多間公司決策者的Musk來說，每天最重要的工作就是回覆成堆等待裁示的電郵。若不在每天一開始就為員工搬開擋住去路的石頭，多浪費一秒都可能錯過稍縱即逝的機會。

每天早上七點，Musk會花半小時回覆郵件，之後才繼續自己一天的行程。在Musk密密麻麻的行事曆裡，填滿了以五分鐘為最小單位的小任務；運用類似番茄鐘工作法的原理設定時間限制，幫助大腦聚焦在真正重要的訊息，過濾沒有意義的雜訊，專注於達成整天的目標。

此外，暫時關掉行動裝置的提示訊息、用電郵取代非必要的冗長會議、嘗試遠端工作也都是提升專注力有效的方式。

緊繃的行程讓Musk必須時常檢討自己利用時間的方式，不停思考如何在相同的時間下做得更多更好。

無論是SpaceX的火箭或是Tesla的電動車，都沒有前人的經驗可以參考。因此在生產過程中遭遇各種大小麻煩是家常便飯。而這種狀況也影響了Musk的時間分配，他把80%的時間花在突破這些生產的瓶頸：「我把大部分的時間用在解決工程和製造方面的實務問題，而不是待在原地規畫願景、紙上談兵。」

因為在追求夢想的路上，「築夢」比「作夢」來得更重要。

2.打破砂鍋問到底、不被過往經驗侷限，帶領SpaceX從無到有打造出世界第一的火箭

2002年開始，Musk為了實現把人類送上火星的夢想，他開始走訪全世界的太空設備製造商，尋找可能的合作對象。不過繞了地球一圈後，他驚訝地發現一架火箭的售價竟高達6500萬美金。

理解到夢想原來這麼貴，Musk打算乾脆自己來。但自己做真的比較划算嗎？雖然以往的經歷與航太科技完全沒有關聯，但他開始一邊自問自答、一邊蒐集資訊：

「火箭是用什麼做的？」

「航太等級的鋁合金，加上一些鈦金屬、銅、碳纖維等等。」

「這些材料為什麼這麼貴？」

「製造過程經過許多次加工、運輸，增加許多看不見的成本。」

「如果從上游大批購買原料再自己加工，會不會更便宜？」

大略計算後，材料成本只佔了整隻火箭的2%！他決定放棄購買現成火箭，成立SpaceX開始實現人類的火星夢。幾年之後，SpaceX成功地把製造火箭的成本大幅降低十倍。

前述的思考過程，應用的正是Musk在許多場合都曾提到的「第一定理」，也是他用來應付複雜挑戰的秘密武器。

簡單來說，「第一定理」就是把複雜的問題不停拆解，直到用現有知識可以解決的規模，最後再化零為整歸納出解決方案。

Musk曾說，要把每個問題都當作第一次遇到，從頭開始分析。因為過度依賴過往經驗容易形成「想當然耳」的主觀判斷而忽略客觀事實，陷入「專家盲點」導致錯誤的結果。參考過去經驗能幫我們避免犯相同的錯，卻不保證能再次成功。

要把第一定理運用得好，先決條件是具備龐大的知識庫，這有賴於多元的學習。

Musk年輕時每天閱讀兩本書，龐大的閱讀量讓他建立起橫跨科學、工程、管理等領域的跨界知識。把每個領域想像成一棵樹，先從由最基本的理論（樹根、主幹）開始學起，隨後再往細節、應用（枝葉）擴張範圍。

讀書之外，另一個有效的學習方式是找到專家、問對的問題。SpaceX的資深員工Kevin Brogan回憶起Musk「熱情」的學習態度：「一開始我以為Musk在質疑我是不是真的懂這些技術。但後來我發現，他不停拋出一連串的問題是為了和你學習，直到他掌握了九成你懂的東西。」

3. 好的溝通從寫好的電子郵件開始

用電子郵件進行溝通是Musk最自豪的技能，他常用電郵進行內部溝通，分享公司未來的願景和目標，以及督促員工提高自己的生產力。

經常用電郵和員工分享未來目標的目的是為了增加動力：「如果讓人們確實理解他們的目標，以及達成目標的重要性，他們會做得更好且樂在其中。」

相對地，看到不好的工作習慣，Musk也會直接表明。SpaceX內部曾發生縮寫字氾濫的現象，於是Musk就寫了這封「別再用意義不明的縮寫字了」給所有員工，內容清楚地說明為何意義不明的縮寫字會造成別人的困擾、宣布不准再用未經核准的字彙以及適用的範圍等等。

那麼，一封好的郵件該怎麼寫呢？

儘可能簡短內容，減少會令人困惑的用詞，如「我感覺…」、「可能…」以避免誤會；若內容較多，把重點寫在第一行、同時把人名、待辦事項以粗體標示。此外，若要轉寄電郵，記得提出重點條列在信件開頭，千萬不要寫個「FYR（for your reference）」就隨便把信轉寄出去。

4. 如果滿分是100分，目標就要設在120分！不滿現況才能保持領先

在員工的眼中，Musk最「惡名昭彰」的習慣是為每個專案設定看似不可能的目標與期限。

關於這點，前SpaceX主管有個傳神的比喻：「Musk想做一輛省油的車，只要一桶油就可以橫跨美國從洛杉磯跑到紐約（4500公里）。經過一年的努力，我們雖然無法在期限內達成這個瘋狂的目標，但我們都覺得這部車要跑到拉斯維加斯（434公里）應該沒問題。但沒想到，最後我們一路抵達新墨西哥（1411公里）！」