大大學院 職場趨勢新觀點
在會議中，我們最怕的就是出現「無效會議」了，會議冗長、死氣沉沉、缺乏創意，結果開完會後，還是沒有結論，最後還要重新找時間來開會。無效會議是大家都想避免的，那麼究竟該如何避免無效會議，創造更有效率的會議模式呢？
1) 提問聚焦化：適用於解決「冗長」且「偏題」的會議內容
在會議當中，如果有人提出了與會議無關的主題時，通常會出現兩種狀況：一、就讓他繼續講，導致最後這個會議就越繞越遠。二、主持人直接點出該內容與會議無關。但無論是哪一種，都可能會造成時間的浪費，以及造成關係的緊張，同時也讓會議當中的其他人也感受到壓力，不敢提出更多自己的想法。
解方：遇到那種冗長又偏題的會議，為了讓會議進行得更順利，首先第一個方法就是「提問聚焦化」，使用提問就可以解決這樣的問題，讓會議聚焦、降低關係緊張。
例子：你的想法很不錯，你認為如果把此想法落實在會議主題上，有哪些具體步驟呢？能否詳細說明？
使用這樣的提問方式，可以避免讓他人感受到壓力，亦可針對主題進行對焦，又可以清楚地把剛剛的內容，跟現在的主題做一個更深入地對焦，然後回到正軌上討論
2) 5W1H創意發想法：適用於需要腦力激盪的會議
在一個會議當中，如果需要很多的想法與創意，讓更多人提出他的創意點子，但在這種情況下，很可能大家會不發一語，丟出的點子有限。
解方：利用5W1H的方法，與會議的主題做一個連結，從各層面的思考內容找到主軸，再進行充分討論，避免彼此面面相覷，現場尷尬不已。
例子：運用5W1H，討論如何舉辦一場記者會。
What：記者會舉辦目的為何？有什麼特色？
Who：目標客戶是哪些？要針對哪些目標對象進行訊息播送？要邀請的貴賓、合作夥伴、媒體有哪些？
Where：哪一個地點舉辦記者會，能吸引媒體目光、方便大家參與？
When：什麼時候舉辦記者會，能讓大家更快注意到我們
How：辦完這場記者會之後，我們希望如何來影響消費者？或是如何來影響大眾對我們的觀感？
Why：我們到底為什麼要辦記者會？記者會的目的是什麼？
3)換位思考提問：適用於遇到靈感枯竭、想不出辦法時
很多時候我們靈感枯竭，或是大家想不出解決的辦法，是因為我們常常只站在自己的立場去思考，所以沒有辦法想出答案。
解方：透過換位思考（如：從客戶、媒體、消費者角度），站在對方的立場，或是站在我們假想方的立場，答案就會呼之欲出。
例子：如果你是媒體，你想要看到什麼樣的新聞？如果你是消費者，你想要看到什麼樣的產品特色？看到什麼樣行銷宣傳才會打中你的心？如果你今天是客戶的話，產品以什麼樣的訴求，可以讓你感到跟自己的需求做連結？
提問用於會議是非常好用的方法，因為它可以指引方向，為我們找出真正的答案。透過以上這三種提問方法，在不同的情境下使用不同的提問方式，減少無效會議的發生。現在開始，你的每個提問都可能為會議帶來巨大的改變！（延伸閱讀：讓主管都稱讚你的邏輯！如何用提問黃金圈提問理論，問出問題核心？）
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