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減量經營才能專注重點!懶惰的習性反而幫助我們更聰明有效地「管理時間」

2021-10-11
創新拿鐵
減量經營才能專注重點!懶惰的習性反而幫助我們更聰明有效地「管理時間」
圖片來源 : Pexels
【大大學院解讀:現代人的生活越來越繁忙,但一天的時間始終都是一樣的,因此如何在同樣有限的時間裡將產能與效率最大化,是讓自己避免一直活在窮忙人生的唯一解方。在時間管理上有所謂「少即是多」,意即適時地減少事務,如此一來你更能專心在重要的事情上,進而提升效能,這種有點「懶惰」的心態,反而能使我們更聰明地去運用時間,減少不必要的時間浪費。
 
連假就要開始,明天是好的賴床日。
賴床起來,會不會覺得自己在偷懶?其實,如果偷懶的事情是「沙子」,而非「石頭」,反而是好事!
 

創新點:在時間管理上,少即是多,減量經營才能專注重點。真正的生產力意味著減少不必要的安排,善用減法,反而讓我們獲得更多。

 
本文4大重點:
1. 避免分心,讓任務變有趣。
2. 專注重點,向內心的懶惰妥協。
3. 配合精力調整作息。
4. 用紀律執行時間管理。
 
大家都知道時間管理的重要性,不只是為了要在有限時間裡獲得最大效益,而且希望讓每一分鐘都過得有意義。但「分心」、「抓不到重點」及「忙得暈頭轉向」卻是常見的通病,如果能懂得避免,就能節省時間,提高成效。(立即學習:跟時間管理高手學CEO的時間管理秘方!教你12個終身受用的「時間管理工具」)

 

1.避免分心,讓任務變有趣

史丹佛大學教授,同時也是暢銷書「鉤癮效應:創造習慣新商機」作者的Nir Eyal表示,會「分心」是人的天性,再加上現代人養成滑手機的習慣,讓分心的情形比以前更加嚴重。Eyal的研究就是幫助人們如何在工作時專注,並在不工作時完全抽離。
「分心」的原因,是身體對所處環境感到不舒服,想要改變的制衡反應,稱之為「動態平衡」。就像身體會冷時想穿上外套,會熱時想脫掉外套一樣。因此,當我們無聊時想瀏覽新聞,寂寞時想查看臉書,不確定時想搜尋Google,都是想擺脫困境的反應。但次數多了,就會養成滑手機,浪費時間的習慣。對此,Eyal提出三個改善的方法: 
 
(圖片來源:Storm
 
第一,自我探索,記錄什麼時候會分心:
你可以自問想要擺脫的情緒是什麼?是無聊、寂寞、不確定,或無法勝任工作?當自我探索時,要注意是抱持「好奇」的心態,不要驟下斷語,才能找出真相。只有當完全沉浸在自我探索的感覺時,才能找出處理情緒的方法,而不是反覆想用分心去擺脫它。
當開始注意自我感覺時,還要對自己多所包容,因為每個人都有想逃避工作的時候,但需要調整的不一定是自己。有些任務我們就是不想做,例如個性害羞的人對拜訪陌生客戶就會想逃避。而透過自我探索,當發覺某些任務每次都會讓你想用分心去逃避時,就要再探討更深層的理由,或許是這工作並不適合你了。
 
第二,自我設限,杜絕干擾源,建立「尤里西斯約定」Ulysses Pact):
這名稱來自希臘神話,相傳是尤里西斯國王航海回鄉途中須要經過海妖「塞倫(Sirens)」居住的小島,為了避免塞倫用歌聲誘惑,於是要船員用蜂蠟封住耳朵,並將他緊綁在桅柱上,才安全度過危險水道。
面對會讓人分心的誘惑,要像尤利西斯的自我設限,將自己鎖定在任務中,才能杜絕外界一切干擾。智慧型手機雖然是干擾源之一,但所幸也帶來專心工具。Eyal說當他需要專注寫作時,會使用一款名為「專注森林」(Forest)的APP,在特定時間內阻止手機干擾。
「專注森林」是藉由對種樹的成就感及責任感,鼓勵人們短暫離開手機誘惑。使用時,先將讓人分心的網站,例如臉書、Reddit等輸入黑名單(Blacklist)。當需要專心時,打開「專注森林」並種下一顆樹苗,然後關閉手機開始做事,30 分鐘後樹苗就會長成大樹。但如果在30 分鐘內因受不了而進入手機黑名單上的網站,則這棵樹就會枯萎而無法長大。
 
(圖片來源:Chrome
 
除了找APP幫忙外,你也可以尋找夥伴協助專心。例如告訴同事下一小時你將要完成的事情,然後請對方負責對你驗收。你們也可以彼此約定監督,一起來對抗分心,才不會單方面占用了對方時間。
 
第三,重新構想,讓任務變有趣:
透過其他觀點,讓原本無聊的工作變得不同。例如原本的任務若只需要在半天內鍵入數據或複印文件,如果令人覺得無聊,便可以賦與這簡單工作更大意義。
首先,可將它想成是你大目標下某個需要完成的環節,如此任務便有了必要性及價值。其次,加強任務的難度,例如要求自己要在一小時內完成,讓原本寬鬆的任務變得緊湊,壓縮後的時間壓力便足以讓你專心工作而無暇它顧。
最後,在完成了任務後就給自己一點獎勵,例如去吃點喜歡的東西,或去聽一場演唱會,讓自己從任務中徹底解脫。安排獎勵會讓人對結果有所期待,希望加快腳步完成任務,好享受這份奬勵。
 

2. 專注重點,向內心的懶惰妥協

時間管理除了要專注在任務上外,還須專注在「重要」的任務上,才不致分散了體力和效率。人力資源專家Roli Saxena將重要的任務比喻為「石頭」,不重要的事情比喻為「沙子」。所以,手上所有會產生重大影響的事情便是「石頭」;其他像是電子郵件、不太重要的會議,以及企業協作軟體「Slack」上的小問題和消息等,便是「沙子」。
 
(圖片來源:Balanced Action
 
Saxena請你將一天想像成是一個罐子,如果都是在處理一些小細節,就好比是將沙子不斷倒入罐中一樣,罐子很快就會被填滿,並且不會有任何空隙可以再裝入石頭。但如果是先放入並專注在一兩塊石頭上,撥出時間去完成它,則事後你仍然會有許多空隙讓沙子再倒進去。
對於事情的輕重緩急,可以按照管理學大師史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)提出的時間管理四象限,依「重要性」和「急迫性」區分為「急迫且重要」、「急迫但不重要」、「不急迫但重要」,和「不急迫且不重要」等4部分,然後將重點放在「不急迫但重要」的事情上。
你沒看錯,先處理「不急迫但重要」的事。
為什麼重點不是在「急迫且重要」的事情上?
因為重要的事情通常複雜,需要花時間處理,所以「急迫且重要」的情形不多。如果老是在處理「急迫且重要」的事情,表示習慣將重要事情拖到緊要關頭才處理,品質自然不佳。因此,應該將重點放在「不急迫但重要」的事情上,平時即多花時間構思規劃,才能從容不迫將事情做到盡善盡美。
 
(圖片來源:經理人
 
至於電子郵件的處理,也可以依重要性嚴格區分其優先次序,然後快速回應重要的郵件。對於不急的郵件(沙子),Saxena建議可以向「內心的懶惰妥協」,不用立即處理。
人都有懶惰的一面,但懶惰並不全然代表負面。微軟公司創辧人比爾蓋茲曾說,他喜歡僱用聰明且懶惰的人,因為他們知道如何以最快方式解決問題。
在時間管理上,少即是多,減量經營才能專注重點。真正的生產力意味著減少不必要的安排,善用減法,反而讓我們獲得更多。因此,我們可以藉由「懶惰」,只關注在本週重要的事情,有空時再慢慢處理其他部分。
Saxena舉例說明了她如何處理電子郵件:「我會快速用眼睛掃描一下,看看最重要的郵件是什麼,並確保將它們處理好。至於其他郵件如果沒空處理也沒關係,我的收件匣並不需要總是將它清空。對每一封郵件期望立即做出反應是不切實際的,這可能是你自己想這麼做,並不是別人對你的期待。」
所以,Saxena對如何「專注重點」的方法可歸納為:「可以對沙子妥協,但不能對石頭妥協。」對於「沙子」,Saxena會等到星期五的一天結束前,才花兩個小時蒐集並回覆任何剩下非緊急的電子郵件,以確保沒有遺漏任何東西,並可以在下週一重新開始。
現在,你何不就與Saxena一起利用時間將手邊的電子郵件做個清理。而明天我們將繼續為你介紹另外兩個更精彩實用的時間管理方法……
 

3. 配合精力調整作息

「專注重點」其實也是為了因應人的體力有限,不可能對所有事情都投注同樣精神。如果能配合身體及精神狀況,在適當的時間做適當的事,就能讓事情及精力都得到最大照顧。例如一大早精神最好,頭腦及記憶的狀況最佳,許多人便會用來背英文單字。
如果想要精力充沛,則足夠的睡眠、正確的飲食及適當的運動,缺一不可。但多數人在工作壓力下常做不到,因此職場專家Katia Verresen便建議,可以根據精神狀況來安排我們一天的作息。
為了瞭望精神狀況,可以先問自己幾個問題:「我的警覺性如何?睡眠狀況如何?有時間運動嗎?開會專心嗎?會議空檔會找機會休息嗎?」然後將每小時的警覺情形及疲憊程度用表格詳細記錄下來。Verresen建議可以持續記錄三天到一周,直到資料量足夠看出一個模式。
 
(圖片來源:Trello)
 
當我們仔細追踪這些紀錄,便可以明瞭精神狀況好及不好的時候。例如,根據表格,禮拜一早上9點到10點是精神能量最高的時段,而禮拜五的能量普遍較低。而連假中,第二天精神最好,收假前士氣會變低。於是,可依此調整行事曆,在精神好的時候從事高層次的思考,或解決最棘手的問題;另在精神不好的時候,從事簡單或低強度的任務,便可提高生產力,並避免精疲力盡。
Verresen提醒,在此「能量+時段」的模式中,要放入的是正確的任務。許多領導者將大部分頭腦清楚的時段,用於回應或幫助他人解決問題,認為這是正確的做法,但其實是忽略了更重要的任務。領導者頭腦最清楚的時候,應該是用來思考目前正在發生的事情,以及企業未來發展的方向。
領導者可以在行事曆上,每週安排90分鐘到2小時的「頭腦放空」時間。這段時間必須是精神狀態好的時候,並且必須確保不會受到打擾,時段過後也不要安排任何會議,才能避免無法放鬆。
通常在這時段所產生的想法和創意,會是領導者解決問題的方案和好主意的來源。而在其他容易被打擾的時段,例如用餐時間前後,領導者便可以拿來做為與同事間的溝通互動之用。
 
(圖片來源:Mind Valley
 

4. 用紀律執行時間管理

學到了如何避免分心,專注重點,以及調整作息等技巧後,如何確實執行?新創公司Front的聯合創辧人兼執行長Mathilde Collin,採用了嚴格的紀律來幫助她做好時間管理。
Front成立於2013年,是第一家致力於開發企業共享收件箱,將來自電子郵件、檔案、Slack和社交媒體等訊息放在同一個地方處理,以增進團隊工作效率的公司。創辦人Mathilde Collin現年29歲,在矽谷以快速的融資能力著稱。2016年她只用了10天,就完成了公司1000萬美元的A輪融資;2018年她只用了5天,就完成了公司6600萬美元的B輪融資。其成功關鍵,便是一路走來用嚴格的紀律,以及有效利用電子郵件做好時間管理。
 
由左至右Mathilde Collin 和另一創辦人Laurent Perrin (圖片來源:Forbes
 
根據Collin的經驗,時間管理是紀律中最重要,但也最常被忽視的因素之一。對於管理階層,紀律是專注在少數正確的事情上,但這卻是非常大的挑戰。因為每個人都想要找領導者解決問題,而每件事情看起來都很重要,因此Collin必須想辦法確保會把時間花在最重要的事情上。
Collin建議可以退一步問自己以下問題來釐清重要性:「每週你的行事曆是否確實反映了有關公司發展的優先事項?有什麼重要事項你並沒有投入足夠時間?你是否能斷開雜事的連結並有紀律的離開?」
如果這些問題中的任何一個答案是「不」,那就表示需要調整時間管理,並利用以下四個方法將紀律帶入繁忙的行事曆中:
第一,規定接觸電子郵件的時間,並停止新郵件通知:
Collin每天在行事曆中安排兩個30分鐘的時段可以去看收件匣,並努力在其他時間不去看它。而為了維持紀律,除非行事曆上有提醒,否則Collin完全退出任何郵件通知。
Collin已經在手機和桌面上禁用電子郵件、聊天和其他工具。她會打開行事曆,因此不會錯過任何事情。而選擇不理會其他事情,則會提高她的效率並顯著降低壓力。Collin也鼓勵業務團隊比照她的方式試一個禮拜,而為了在周末不受通訊軟體誘惑,Collin甚至退出了​​所有應用程式。
 
(圖片來源:PetaPixel
 
第二,增加「退一步(Step Back)」時間以整理思緒:
在Collin的所有行事曆優化嘗試中,「退一步時間」是最有附加價值的部分。Collin每週會用半天的時間抽離現況,真正專注於一個關鍵問題,且不使用電腦,只有一本筆記在身旁。Collin對如何進行經過了相當多次的修改,包括以前每週將它拆成幾個單獨的一小時進行,但後來發現這樣更難以集中注意力。
 
第三,利用星期五安排下週行程:
Collin每個星期五下午都會用15分鐘時間檢查行事曆,包含重新審視季度目標和一些重要事項,然後查看她的行程表以確保與這些要項配合。例如對外招聘人才是現階段非常重要的工作,Collin評估需要花費三分之一的時間來面試高階主管。當她查看了行事曆發覺下週只安排了一次面談,便知道沒有在這個要項上分配足夠時間,因此便會再增加一個面試會議。
 
第四,分析實際利用時間的結果:
Collin偶爾會與她的Twitter粉絲分享如何管理時間,下圖是她精確分析一週分配時間的例子:有9.5小時(20.2%)用在產品及策略,9.25小時(19.7%)用於管理,6.5小時(13.8%)用於電子郵件。
(圖片來源:gogonews
 
每週結束時,Collin也會請助理給她一份行程分析,按照活動類型分類為面試、銷售及管理等,以便知道在哪方面需作加強。例如下圖是她管理時數的進一步分析,在追蹤進度及產品上各只花了1.5個小時,表示未來可能還有加強空間。她也會以領導者的角度看是否花了太多時間在某個團隊上,而忽略了另一個團隊。
 
(圖片來源:gogonews)
 
由Collin的例子,我們知道透過紀律可以確實做好時間管理。Collin已經將時間管理應用在她的作息,行事曆中的每一段時間都標示得很清楚,而且透過每週的放空腦袋及回顧檢查做修正。
Collin說,管理公司帶給她巨大壓力,但培養時間管理的日常習慣可以讓她知道什麼才是重要的事情。所以,如果你也正面臨重大壓力,不知道事情如何著手時,就讓時間管理的技巧來協助你決定應該要先放哪一顆「石頭」進你一天的罐子吧!(本文最初刊登於2019年6月7日和8日,標題是〈 連假偷懶不是壞事!這4種「時間管理」的方法,打破我們從小到大的迷思〉)
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參考資料:
 
原文出處
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