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新書搶先看》待辦事項整理術,不再被「未完成」折磨

班・以利亞
2017-03-18
新書搶先看》待辦事項整理術,不再被「未完成」折磨
【SmartM解讀】在整理待辦事項時,隨時使用這五個動詞:刪除、存檔、執行、委派、推遲。你會發現,待辦事項不再成為壓在心頭上的一片烏雲。
擷取好主意後,你得對收集到的資訊下點功夫,那就是隨時更新待辦清單。這點很重要,持續檢查可以避免累積待辦事項,或阻礙新工作,它也有助於建立信心,因為你知道自己沒有遺失任何工作。
最理想的狀況是,每天檢查儲存想法的工具。什麼時間最適合用來檢查自己的任務清單?以下是最合適的時間: 
・感到疲倦或不想用大腦時。
・早上或晚上,剛坐在電腦前時。
・靜下心來,喝咖啡時。
・會議剛結束時。
處在這些情境時,大部分的人會不想用腦、假裝在工作、只想檢查電子郵件、上社群網站、玩小遊戲,或稍微補個妝。這是因為這些事都不太需要思考,又很誘人,加上大腦的高層次認知天生懶惰。基於以上這些原因,我們不但常會避開更重要又費力的事,還會開始浪費時間,假裝自己在忙別的事來拖延。

想偷閒就整理待辦清單,不用腦卻有產能

常常會冒出不想工作的情緒,不用大腦的事看起來既輕鬆又誘人,但為了擺脫拖延工作帶來的罪惡感,可以運用這段時間做些同樣輕鬆、卻有建設性的工作。
我如何檢查手邊有什麼任務,和怎麼迅速決策?這個決策過程不用花什麼時間,也容易執行,所以可以培養成反射動作,變成工作常規。這樣一來就能用一項簡單又富成效的習慣,取代浪費時間的裝忙。
整理待辦清單時,你會發現使用單一擷取工具的好處,雖然這個擷取工具存放了許多不同來源的資料,卻不會因為資料來自於各式各樣的筆記、貼得到處都是的便利貼,或手機裡的各種提示,讓你混亂不已。你能隨時、輕鬆的檢視收集到的資訊,也能知道從上次查閱後,所有擷取到的資訊全都在此。 

「未完成的事」會變成懸念來擾人 

許多人的心智總是在和自己作對,它專做一些感覺很有用,實際上卻有礙的事。蔡格尼克效應(Zeigarnik effect)就是這種感覺的最佳詮釋:人們傾向於記憶未完成的工作和未達成的目標,這些未完成的事項會進而變成侵入性和擾亂的念頭,直到我們回過頭來把它完成為止。
例如,當你聽了一首歌的某段後,就會想把整首歌聽(哼)完,這時蔡格尼克效應會讓你在不恰當的時機,想起這首歌的片段。這就是蔡格尼克效應怎麼影響人腦,讓人深深記住未完成的事。
事實上,意識能理解、規畫和完成重要的工作,但潛意識會不斷的擾亂它。這些雜亂的念頭會產生衝突感,讓你卡在正在做的事和應該做的事之間,導致兩件事都做不好。 

畫個決策樹,決策樹畫完、工作也忙完 

列出待辦清單時,最好用簡單的動詞來做決策。下列這五個動詞適用於決策任何工作事項:
・刪除。
・存檔。
・執行。
・委派。
・推遲。
使用這些動詞,列待辦清單就會變成一連串的簡單決策: 
一、你想做這件事嗎?
這是最首要的問題,擷取、記錄想法時盡量不要追求品質,但到了這個步驟則需要控管品質:
・想做。進入到下一個決策。
・不想做。刪除任務或存檔。存檔時,你可以建立「有一天/或許要做」的清單,或記錄在日誌內。 
二、刪除任務。
・既然先把所有訊息都留下,其中一定有無用的垃圾。對某些工作說不,讓你更聚焦於該做的事,同時減少含糊不清的想法。
・留存下來的項目,全都值得保存。這引出另一個問題,「為什麼這些任務值得保留」?
・上述的問題可以導引你做下面這幾項決定,讓決策過程更容易。 
三、在兩分鐘內,我能馬上執行嗎?
「兩分鐘法則」很有用,它可以防止你瞎忙一場:
・肯定。馬上開始做。完成後,就不必列在清單上。
・否定。依據預計的時間,寫下這項任務應該推遲到何時、何地。接著做下個決策。 
四、我是合適的執行者嗎?
依據不同的工作性質,這個決定的重要性也有所不同。對於團隊工作而言,它就是個關鍵問題,甚至比兩分鐘法則還要重要:
・我不是適任人選。把這件事委派給其他人。
・我是適任的執行者。
到了這一步驟(刪除不想做的,做完兩分鐘能處理掉的,刪除我不適合執行的),你已經過濾出要做的待辦清單,也就是說,清單上的任務無法馬上完成,也不能委派給別人。
現在唯一能做的就是,把它們投射到未來,以便後續處理。這是個相當有效的習慣,也是一種機制,讓你在未來處理這項任務時,能喚起相關記憶和輔助資訊。
接下來,將告訴你如何以這項習慣作為基礎,發展出一套系統,納入各種工作計畫、脈絡和環境。下面列舉出幾種方法,來整理待辦清單:
・清單式的「待辦」清單。把任務分成重要度高/低。
・每日行事曆。一樣以重要度高/低區別,再以日期作為基礎。
・預報系統。不區隔重要性,而是根據每日行事曆,建立一份待辦清單和設定提醒。
《與成功有約》(The Seven Habits of Highly Effective People )的作者史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)把那些重要、急迫且足以推動工作進展的任務,定義為「大石塊」(big rocks)。每天先把少數幾項工作定義為「大石塊」,就能再從中找出最重要的事項。這種方法能騰出空間和時間,來填塞許多小石頭,也就是次要任務。 

未完成的工作,不影響手邊工作 

處理外部資訊時,這一連串決定有助於消除模糊地帶,模糊的待辦清單會讓未完成的任務在潛意識中,不斷衝擊意識行為,降低注意力。處理任務清單會帶給你一種完成感,並信任自己已經對每項任務做出適當的判斷,還能避免處理順序發生衝突,也讓大腦完全放下處理過的任務資訊。
經決策的待辦清單可以引導和提醒你被推遲的任務,讓你能更好控制執行任務的時間點,並積極投入到當下最重要的工作。此外,刪掉垃圾資訊和立即採取行動,再標記出已完成的工作,這個過程會產生成就感。雖然一開始得自我約束,但也帶來工作往前推進的感覺,讓你養成執著、且容易維持的好習慣。(本文摘錄自《待辦事項這樣列,工作當場完成一半》第二章,大是文化出版)
書籍介紹
作者:班・以利亞
出版社:大是文化
出版日期:2017年3月
班・以利亞
目前是蘋果公司的顧問。他一開始服務於全球幾家大型的科技公司,克服了工作效率過低的難題後,開始到各大企業擔任講師,幫助人們在資訊龐雜的世界,與各項矛盾的資訊建立更好的互動關係。
 
延伸閱讀
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