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老闆交辦過量工作,早就超出負荷?想要心裡不委屈、不被老闆記一筆,先學職場說「不」的藝術

2021-06-09
大大學院/張寬渝
老闆交辦過量工作,早就超出負荷?想要心裡不委屈、不被老闆記一筆,先學職場說「不」的藝術
圖片來源 : pixabay
工作到一半,老闆走過來交辦新的差事,為了不讓老闆認為自己在推諉責任、爭取好的表現,雖然手上工作很多,但還是硬是接下。回頭看到一堆電子郵件等著你回覆、一堆這個月就要到期的專案、還有一堆開不完的會議......這些是你的日常嗎?
職場上盛傳著一句話:「老闆說的話就是聖經,千萬別對老闆說不!」,但這種傳統觀念,在這個講求高效率、創新的時代,已經越來越不適用,許多員工承接了許多不屬於自己工作範疇的事,導致經常加班、熬夜,還是無法將工作完成,甚至連吃飯、睡覺都無法好好完成。但心想這是老闆交辦的事,若是拒絕,可能會被記上一筆;或是認為只有自己可以完成這項工作,因而太過逞強、導致負擔過重,生活與工作失衡。
兩岸百大企業溝通力講師 莊舒涵(卡姊)認為,工作負擔太重其實對你是不利的,工作量超出負荷,不僅讓你做事沒效率,加班也救不了,甚至還可能讓身體產生狀況。但究竟該如何拒絕老闆,讓老闆知道自己目前狀況,實在無法承接新交辦的差事?我們可以透過這3步驟來婉拒老闆,同時,又不讓他認為自己在推脫責任。(延伸閱讀:老闆總是要你講重點,但究竟老闆要的重點是什麼?見招拆招,向上管理技巧全攻略

步驟一 -追問的重要性:避免直接拒絕,而是表達出同樣關心新專案

假如你在法務部門工作,老闆跟你說:「接下來我們部門即將要進入被稽核的階段了,今年的稽核工作我想由你來負責」,可是你現在手上仍有好幾個專案在同時進行,loading很重。
雖說要懂得婉拒老闆,但當老闆交代新的事項時,如果馬上跟他說自己無法負荷,容易落入被貼標籤的窘境,可能會讓老闆認為你在推託,不願意接受挑戰。此時你應該與老闆站在同一陣線上,不要立刻拒絕老闆,而是應該追問事情的重要性,例如:此專案的重要程度、交件期限、負責內容,以及老闆期望的成果為何?不僅表達出自己同樣關心新專案,更幫助自己評估是否可以承接這項任務。

步驟二-告知困難點:攤開現有工作與其交件期限,清楚告知目前所負責的事項

老闆派予工作時,考慮的是效率,誰能夠勝任這項工作,就會優先考慮誰,但其實老闆並不清楚每個人的工作在做什麼、具體上負責哪些事項,因此不會考慮到你的工作量,目前是否能夠負荷,一但你答應承接他交辦的工作,他就會認為你可以完成。
因此在老闆交辦事情時,一定要攤開現有工作與其交件期限,具體地告訴他目前所負責的事項,例如:手上還有10份合約還沒有審、兩個專利正在送案件當中、一個商標正在討論當中,並且具體地告知最後期限,讓老闆明確知道你的困難點。
老闆交辦過量工作,早就超出負荷?想要心裡不委屈、不被老闆記一筆,先學職場說「不」的藝術
(示意圖 / 圖片來源:pixabay)

步驟三-找出最佳解:重新排序專案重要性與時間點,引導老闆將工作排序

最後,試著引導老闆,一同找出最佳解決辦法。例如:告訴老闆你最近手上工作比較繁忙,很想好好做,若是非要你嘗試這個新專案,請老闆幫你判斷哪些事情需要先做,哪些事情可以等一等?你只要負責引導他說出工作安排的先後順序就好了,其他人事安排則由他來進行。
說不定老闆聽了之後發現, 這些工作都非你做不可,此時他就會去請別人來接手這個新的專案;或是提供足夠的資源支援你,將一些工作指派給別人,讓你承接新專案。
善用上面這3個向上溝通步驟,幫你減輕負荷與工作過量的壓力,在工作與個人生活之間取得平衡,也在職場關係應對上,不再那麼對立。(延伸學習:77種向上管理應對技巧,扭轉對立!完全掌握主管的行為模式
 
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