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除了細心,更要貼心!3個面向幫主管安排行程,讓主管不能沒有你!

2021-09-21
大大學院/Mr. 靜靜
除了細心,更要貼心!3個面向幫主管安排行程,讓主管不能沒有你!
圖片來源 : Unsplash
西方有一句諺語:〝The devil is in the details.〞,也就是鴻海集團董事長郭台銘說的:「魔鬼都在細節裡。」這句名言放在優秀的行政管理師或優秀的秘書身上,一點都不為過!
大多數企業裡的行政人員,往往被認為是最容易取代的職位,因為「行政庶務」四個字,看起來就是基礎到不行的工作。的確,舉凡人際溝通、商業禮儀、電話禮貌、會議召開、行程安排、檔案管理….等等,都是行政人員會接觸到的「基本」工作。不過,這些「基本」工作之中的任何一項,如果願意追求卓越、精益求精,假以時日,將能成為獨當一面、無可取代,而且能帶著走的軟實力。
舉「行程安排」來說,常常在電視劇裡面看到,秘書會拿著行程表跟主管報告今天的行程,似乎只要照著念就好了?電視劇演的只是冰山一角,事實上,還有其他大大小小的事情需要事先規劃,而且每件事情都相互關聯,牽一髮而動全身呀!
每年5,000名一線服務、業務人員的專業培訓教練周純如,用35年的工作經驗跟我們分享,如何從心法、技巧、工具等三個面向著手,妥善安排主管的行程,讓主管從此以後不能沒有你!(立即學習:卓越幕僚工作術,成大事的秘訣就從做好每一件小事開始!)
 

心法:除了細心,更要貼心。

周純如老師分享以前擔任秘書的期間,當時的她沒有仔細估算每個行程要花的時間,也漫不經心的安排行程,因此沒有跟客戶有任何的協調,只是將時間登錄,就認為完成行程管理了;當天下午1:00才看到主管吃著上一場會議發的餐盒,便詢問了司機大哥怎麼沒有帶主管去吃飯?這才恍然大悟,原來只顧著排行程,卻忽略了跑行程的主管還會有其他的需求。所以,除了細心,更要貼心。 

技巧:確實掌握所有行程。

行程表中要詳細記錄人、事、時、地、物,例如主管要到對方公司開會,與會者和聯絡人、拜訪目的、活動開始與結束時間、活動與停車地點(場地的出借時限)、需要準備的資料跟設備…等等都缺一不可,讓主管可以安心參加活動。
另外,要什麼時候把行程告訴主管呢?周純如老師也提供一直奉為圭臬的口訣:一日之計在於昨天下班前,一週之計在於上週五,一月之計在於上個月底。除此之外,還可以利用通勤的空檔,妥善運用零碎時間協助主管處理決策事務。
除了細心,更要貼心!3個面向幫主管安排行程,讓主管不能沒有你!
(圖片來源:Unsplash)

 工具:善用Outlook指派工作

Outlook的工作進度狀態列上,可以寫進行中、未開始或是已完成,優先順序可以自己安排。另外,當我們把Outlook的Schedule排出來之後,下方都有空白的地方可以寫備註欄,這時候就可以把前面提到的人、事、時、地、物一一詳列出來,讓主管可以一目瞭然。
 
從心法、技巧、工具3個面向,把「行程安排」這項軟實力學起來,讓自己由內而外地蛻變,除了讓主管可以發自內心的器重你之外,也因為時常要協助主管執行細節任務,進行統籌,因此更容易以領導者的角度,培養宏觀的想法與視野,一舉兩得,何樂而不為呢?(延伸學習:魚與熊掌,都能得到!職場頭銜再添一筆:行政管理師!)
 
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