大大學院 職場趨勢新觀點
開會老是冗長沒效率，動輒兩、三小時的討論根本是在浪費生命？身為會議的召集者，或是協助組織會議的幕僚人物，該如何妥善安排會議流程，改善職場中令人疲乏的會議文化？
台北秘書協會專業訓練講師周純如，提出了3大會議管理秘訣，教你有效掌控流程，提升會議效率，讓你成為主管的得力左右手，避免會議成為職場生活的拖油瓶！（延伸閱讀：【行政管理必看】一場成功會議的「前、中、後期」是怎麼規劃的？）
會議管理3秘訣：
1. 成為議題提供者
會議管理的第一步，就是要先訂立一個明確的會議主題，直接抓住問題重點，方便與會人員精準討論。比如說，近期老闆想改善「產品不良率」的狀況，你就可以把會議主題訂為「如何將產品不良率從2%降至1%」，具體地點出討論方向。
而想要能夠具體提出正確的討論方向，事前整合相關部門的資訊與意見，正是考驗會議管理的能力。例如：向生產部門詢問過往的產品不良率落在哪裡？失誤容易發生在目前生產流程的哪個環節中？除了能有效提高效率，也能透過搜集相關資訊、協助會議管理的過程，彰顯自己的工作能力與價值。
2. 有效掌控時程
會議過於冗長的原因，往往是由過多的延伸問題所引起，因此，一旁的行政人員應適時提點與會人員，針對原定主題提出解方，避免離題的情況。例如：本次會議主題為「業績檢討會議」，但業務人員卻開始討論「產品」本身的問題，將問題延伸到另一部門，此時行政人員或主管應將討論扣回主軸，先解決單一問題，讓會議有效進行。
3. 善用會議記錄表
一份好的記錄表，可以有效追蹤每個議題的改善程度，幫助同事釐清責任歸屬，實際地解決公司現有的問題。具體地說，會議記錄表內應包含這6個項目：
- 遲到缺席人員：會議中若有人姍姍來遲，就很容易打亂流程，利用記錄表掌控出席人員，產生警示效果，有效避免相同情況一再發生，以提高會議流暢度。
- 未事先提供議題，直接發言者：為了避免離題的狀況發生，記錄表中也可以記下會議中「直接提出新議題或離題」的狀況，作為針對性的提醒，以期大幅提升效率。
- 上次應完成的未完成事項：此欄位將督促與會人員按時完成任務，避免工作一再延期，影響公司事務規劃及運作。
- 應完成項目、預定應完成時間、修正時間：討論完各項任務之後，應一併指派負責人或單位，及安排詳細時程，以便後續追查進度，讓效率更到位。
- 歷次未到期事項（長遠計畫）：會議中難免會提到未來一、兩年的展望，這些議題雖然沒有急迫性，但若有妥善記錄，就可以作為未來會議議題的發想基礎，讓你有機會成為議題提供者，也讓每個會議之間更有邏輯與連貫性。
想避免無效會議？歡迎立即下載取用「會議記錄表」：https://bit.ly/3t21Phs
（製圖：大大學院／張盈蓁，圖片參考：行政管理師）
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