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如何擬定「問題大綱」?掌握這3步驟,你也能進行一場高水準的深度訪談!

2021-09-01
大大學院/陳嘉怡
如何擬定「問題大綱」?掌握這3步驟,你也能進行一場高水準的深度訪談!
圖片來源 : Pexels
無論是被上司派去訪問重要客戶,或是化身為記者採訪知名人物時,我們可能常會被要求在正式訪問之前先擬好一份問題大綱,讓過程進行得更快速與順利。但要寫出一份好的問題大綱可不簡單,除了要事前收集相關資訊外,如何問出對的問題常讓許多人想破頭,這是一門大學問,同時也需要專業的技術,因此很多公司會直接委外,請公關公司幫忙想問題大綱。
為什麼這項事前準備如此重要呢?這是因為事前擬定問題大綱有著以下三個優點:
  1. 切題-你提出的問題會更加切合主題,並且能顯現專業度,提升訪談者的好感。
  2. 從容-依循著問題大綱提問,自己也能夠較從容地應對,不會顯得手忙腳亂。
  3. 豐富-事前的資料收集與準備,讓問題更加豐富與多元。
那麼我們該如何寫出一份好的問題大綱,並提出有水準又精準的好問題呢?在《超精準提問力》課程中,專訪過上百位名人的朱楚文講師就告訴你,問題大綱的撰擬應掌握以下三大要點:
 

一、掌握問題意識,釐清提問目的

草擬問題大綱時,並不是一開始就把所有想到的問題逐一列下來,而是要先掌握此次訪談的「問題意識」,也就是提問的目的。要想掌握好問題意識,你可以先問自己以下的幾個問題:我提問的目的是什麼?為什麼是選擇這個對象來提問?訪問結束後,我希望可以帶回哪些重要資訊?如果行有餘力,你甚至可以去研究那些能「開發客戶需求」的潛在問題,如此一來還能促進下一次合作的可能性。知曉「為什麼而問」,才能掌握重點,避免主題發散。

二、問題大綱應遵守5W1H架構

擬定大綱時照著5W1H的架構來寫,不但能使訪談整體的脈絡更為清晰,還能確保自己能確實帶回有用資訊,避免問出無關緊要的問題。其中的What、Who、Where、When,能幫助你快速掌握主題輪廓,當你訪問的對象為公司重要客戶時,針對每一項你可以這麼問:
What-請問你們推出的新產品是什麼?有那些特色?
Who-新產品的TA是哪個族群?公司老闆是誰?背後有哪些投資人?
Where-產品銷售的主要市場在哪裡?未來想進軍哪一塊新市場?
When-預計哪時候要推出新產品?何時需要我們的服務?公司成立多久了?
 
而最後你可以善用How和Why,來進行更深入的問答:
Why-為何需要我們的協助?貴公司期望達到何種行銷目的?
How-預期這項新產品會帶來哪些影響性?
如何擬定「問題大綱」?掌握這3步驟,你也能進行一場高水準的深度訪談!
 

三、面對意料之外的答案,可用三角邏輯檢驗法應對

雖說事先擬定大綱可以幫助你更從容地進行訪問,但如果今天對方給出的回答脫離了問題大綱的範圍,你也無須太緊張,此時可以使用「三角邏輯檢驗法」,快速地重新擬出問題來回應對方。所謂的三角邏輯檢驗法包含Why、Why so 以及 So what,當對方的回答超出你原本預想的那樣,你可以先問他為什麼這麼想(Why),然後以 Why so 接續問對方,造成這個情況的原因為何?最後,以 So what 提問對方對此的看法與評論,以及接下來可能會帶來何種影響等。(延伸了解:學習這5種職場超好用的高效提問力, 讓老闆欣賞你,客戶中意你!)
 
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