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在家工作沒有更輕鬆!4 個溝通技巧,讓你也能拒絕主管給不停、做不完的工作

2021-06-22
兩岸百大企業溝通力講師 / 莊舒涵(卡姊)
在家工作沒有更輕鬆!4 個溝通技巧,讓你也能拒絕主管給不停、做不完的工作
圖片來源 : pixabay
【SmartM解讀】在職場上老闆說一就是一,拒絕老闆常常被認為是無禮的,但也導致許多人承接了原不屬於自己工作範疇的事,經常加班、熬夜,還是無法將工作完成。主管給的工作該接下還是拒絕?如何拒絕主管給不停、做不完的工作?4個向上溝通技巧帶你了解說「不」的藝術。

在家沒有更輕鬆,工作、會議多到想快回辦公室去

直播前大家在專屬社團裡提出25個和主管溝通技巧的問題,當中3個人不約而同的都問了「如何拒絕主管給不停、做不完的工作」。
小孟:「本身是綠金人,主管所有事情都會指派我去執行,跟他反應工作負擔過大,他都會說『你要相信自己可以做到』、『有痛苦才有成長』,但上班經過看到他的畫面都與工作無關,就會讓我很不平衡。會建議可以如何去跟這個主管表達已經超出工作負荷?」(綠金人工作觀:鞭策自我突破下,做事得依原則、重公平)
Andrea:「主管是藍金人,各部門主管很會用冠冕堂皇的理由推事情到我們這邊,主管通常講不過默默接下來做,所以工作量重之外,有好的沒我們的事,做錯都是我們的問題,怎麼勸說阿信主管不將事情攬下?」(藍金人團隊中的展現:和諧優先且高服從,深怕被誤解愛推託)
Ivy:「面對不好意思拒絕老闆的藍主管,我是金色人要如何安排或表達,可以合理拒絕或減少藍主管,一直交辦老闆給的新任務給自己,導致事情做不完呢?」(藍色人向上管理觀:老闆說的都是,想拒絕也不會說出口)(金色人向上管理觀:臣服於老闆的指示和安排)

主管給的工作該攬下還是攔下?

卡姊認為小孟、Andrea、Ivy想提出拒絕並非是因為「非工作職責」、「怕吃力不討好」、「能力意願不足」的原因,實在是因為主管本身不懂得拒絕,也或者主管過於習慣依賴某位部屬,導致他們三位工作量已超過負荷。
我會給予以下4個與主管談及工作負荷過重的溝通技巧:
  1. 負荷過重一定要開口拒絕,只是千萬別直接拒絕,婉轉的先「追問事情的重要性」,一方面能讓主管感受到你對工作的重視,同時也能顧及主管的權威,當然有時也不會因此錯失不錯的工作機會或挑戰。
  2. 評估自己手上現有的例行工作和專案任務,目前的時間安排、與超時加班的時間和內容後,和主管約個時間「告知你的困難點」,務必提供明確的數據,讓主管知道你真實的工作狀態,用數字來述說工作量過重,而不要用感覺或身體、情緒的現狀來做敘述,在主管的世界裡會認為這是藉口,或你身體差。
  3. 交由其他同事做、抽換掉你原有的工作、降低工作的標準要求…等,其實解法有千百種,你可以提出你的想法,和主管「一起找出最佳解」,但最後決議務必由主管來做決策,畢竟他才是主管請讓他保有這個職務權。
  4. 若主管是個純憑個人喜好、不按牌理出牌,一切他說了算的管理風格(純橘人),你就「直接開口拒絕」吧!當下他一定會很不爽,但有吵就有機會,你繼續悶著苦接受,他只會一直往你身上丟。

拒絕才能換來優雅

卡姊要特別提醒,絕對別將主管的課題當成是自己的難題,主管選擇當苦命的阿信,那是他性格驅使下的選擇,就像我已告訴你負荷過重提出拒絕的方法了,你做與不做,我都不該拿這個問題來困擾自己。
工作不是人生的全部,要讓工作與生活平衡連我也做不到,但別讓工作完全犧牲了你的生活,不懂得拒絕苦的是自己,拒絕了未必一定成,不過至少你為自己奮戰過,不是嗎?(延伸閱讀:如何在會議中表達想法,提升專業認同?避免報告被一改再改,提升執行效率!)
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