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工作分享》唐宏瑞(91APP產品市場部專案經理):把最有影響力的事,放在計畫第一順位

2017-05-17
SmartM/杜宜芳
工作分享》唐宏瑞(91APP產品市場部專案經理):把最有影響力的事,放在計畫第一順位
圖片來源 : SmartM/杜宜芳
【SmartM解讀】若說專案經理需要哪些特質?唐宏瑞絕對是可以參考的典範。不僅具備優異的跨部門溝通與整合能力,更有計畫專案的耐心與巧思,對他來說,計畫不是條列代辦事項,而是將事情做最有效的安排,讓整體運作達到最大效益。
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在91APP,我的工作主要是跨部門溝通與新功能探索。一方面扣緊內外,在客戶、業務經理後方提供產品資訊,將第一線的客戶回饋反應給產品部,讓產品能順暢運作;另一方面,持續洞察市場資訊,尋找可以發展的潛力產品、挖掘客戶的潛在需求。
91APP最早從App起家,因應客戶需求,逐漸發展出官網等新功能,現在則朝向新零售,進一步提供解決方案(Total Solution)。我所待的部門,是產品處中的產品市場部,產品處負責91APP所有功能的開發,產品市場部則將這些功能包裝、驗證市場可行性,並持續追蹤成效。
在產品市場部,跨部門溝通是家常便飯,多虧前一份工作,磨出我的溝通力與計畫力。我之前在飛資得醫學資訊做專案,由於團隊人數不多,需要做許多跨角色溝通,如:跟客戶溝通、寫需求文件、做系統分析、幫RD了解客戶需求等,也培養出我計畫整理、跨部門溝通的能力。

計畫不容易,也不太可能一次到位,所以要隨時提醒自己

計畫不可能一次到位,但若事前沒有計畫,專案就會變得像打游擊戰。做專案一定有未知領域,事先計畫才可以提前保留彈性與資源,大概知道問題什麼時候會面對到,或是發生了,還有多少時間跟資源可以去調控,如果沒有計畫,專案就會變成游擊戰,可能連哪裡要預留資源都不知道,只能碰到一個問題解一個,整體成效就會更難掌握。
計畫其實不容易,但必須要時時刻刻提醒自己。往前走卻不知道前方有什麼,這是相當可怕的事,我看到的經驗是,即便非常老道的PM仍會有疏漏,所以計畫是要一直放在心裡,不斷提醒自己的,就算前面是一片迷霧,先有計畫才知道如何踏出第一步,若計畫錯了,也才可能調整計畫往對的方向走,我覺得對專案經理來說,計畫是最重要的事,也是我現在雖然不一定做到非常完美,但無時無刻提醒自己的。

大大小小的事情都能做計畫,溝通也不例外

小至寫便條紙,大至牽涉多個部門,每件事都能計畫,而溝通本身,也是可以被計畫出來的。計畫溝通,不是計畫講的內容,而是計畫「執行溝通」這件事,安排好什麼時間對誰溝通、大概要準備什麼內容,整個計劃就會被順利推展,而不是只用「下禮拜要跟5個人溝通事情」這種方式計畫,應該要安排好5個人各自溝通的時間、內容、預期成效,以及溝通後觀察到的改變等,內心有計畫,溝通也可以有進度地完成。
像現在要開發一個專案,可能前一個月、半個月都要去執行溝通計畫。這個溝通計畫分對內對外,甚至分文件、影片、對人、對不同需求等,都被清楚計畫出來,一旦有突發狀況,才能馬上調整計畫,而不是沒有一個本,不知道怎麼修正。

計畫的精華在「安排」,最有影響力的事就是最重要的事

以Facebook為例,不管是對內對外溝通、個人工作都相當重視影響力,因為這樣才能在有限的工作時間發揮最大效益。其實每個人每天一定有很多做不完的事,但當面臨到這麼多事時,應該先選最有影響力的做,這是我認為一個人能被看見蠻重要的特質,很多時候我們安排工作順序,會把簡單的事排在第一,或心情好所以先做某件事,但這些可能都毫無影響力,如果有個比較難的工作,做完能展現自我價值,或許把它排在比較優先的順序,會讓自己更容易被看見。
我發揮的影響力,其實就是修正問題,讓更多人受益。為了讓客戶瞭解功能並且用得好,91APP有個網站版的使用手冊,當時我被分配到網站維護工作,其實大可保持原樣就好,但因為網站是草創初期做的,許多功能、美觀度或搜尋都不那麼方便,當下,我就覺得這件事很重要,於是花更多時間去找資源,把原來的網站換掉,而這個解決方式可以具體地幫助到前端業務,也能在後台用具體的數字顯示成效,就是影響力的展現。

唐宏瑞小檔案

現職:91APP產品處產品市場部專案經理
學歷:台北醫學大學醫學資訊研究所碩士
經歷:飛資得醫學資訊專案經理
 
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