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疫情帶來在家上班潮,遠距工作怕自己太混?四個提高工作生產力的時間管理技巧!

2020-04-13
行銷人/曲潔君 Grace C.
疫情帶來在家上班潮,遠距工作怕自己太混?四個提高工作生產力的時間管理技巧!
圖片來源 : Unsplash
【SmartM解讀】疫情影響國內也越來越多企業開始實施WFH(Work From Home 在家工作),怕自己在家太輕鬆、工作效率低,回公司後會忙翻天?掌握4個時間管理方法,讓你在家工作也可以有超高自制力!
本文出處
 
  曾有人說,世界上所有事都不公平,唯一公平的事情,就是我們每個人每天都只擁有24小時。
  最近因為新冠肺炎的關係,各大公司開始進行人員分流、遠距工作等措施,希望能讓員工在家工作,減少到公司群聚感染的機會。
  不過除了企業主、老闆們擔心無法監督員工情況外,許多員工也擔心自己在家工作會「太放鬆」,落入在家一天什麼進度都沒完成,進公司忙翻天的窘境。
  除了先前討論度很高的蕃茄鐘工作法之外,在這裡也分享四個時間管理的技巧,無論是在家工作,還是在辦公室工作,都能使用這些技巧來增加工作生產力,不讓專案再無限Delay。(延伸推薦:如何讓一天24小時,工作效能倍增的方法?)

一、將工作清單縮短

  你是不是也習慣將待辦的工作事項,一次羅列個十項、二十項。當開始工作時,看著這份沒有盡頭的清單,煩躁感油然而生,工作動力都沒了。
  經常因為這樣辦事不周的你,可以考慮減少一次列在待辦事項清單中的選項。
  若整週有20項待辦工作,不要將20個工作項目全部列在同一個清單中。
  可用不同專案,或不同工作類型,分類成多個清單。並在同一個清單中,選出三個最不能夠等的工作項目,並盡量讓清單不要有超過三個事項。如此一來,除了可以透過分配工作類型的過程,釐清待辦事項的先後順序與辦事邏輯外,也能增加自己的工作動力。

(建立工作清單很重要,但一次列太多項目反而會讓自己動力全失。圖:Unsplash

二、計算時間都花在什麼事情上

  要重新排定自己的工作時間管理,最重要的就是先了解平常都把時間花在什麼事情上了。
  第一步可以先花點心力計算,自己在每日的固定工作項目中,各花了多少時間、總共需要多少時間。
  例如職業是社群小編的人,每日的固定工作有:整理前一日貼文的數據 (1小時)、寫五篇社群文案(2小時)、回覆粉專訊息(1小時)。
  這樣在沒有突發狀況下,每日這位社群小編就需要花最少4個小時處理固定工作。等於每天只剩下4個小時可以處理其他不固定工作如:開會、提案、小組討論、回報主管、處理主管交辦事務等。
  這樣一想,一天只剩四個小時處理鎖事,那動不動就開2小時的會議,是不是超浪費時間呢?
  因此第二步,就是好好檢視行事曆,計算自己每日或每週花在會議上面的時間。可以將線上行事曆的下載下來,再分門別類。使用Outlook行事曆的人也可以將每日行程下載成Excel,再好好分類整理,並計算所需的時間。藉此檢視有些會議是否花掉太多時間,針對那些會議優化,或訂立開會的SOP。
  第三步,檢視一下你每天花在手機上面的時間吧!現在許多手機都有內建功能可以查看使用者每天花在各個App的時間。別逃避!認真看一下,你會發現絕對不只你所想的幾分鐘。

三、像安排會議一樣的安排休息時間

  別懷疑,休息時間也是需要安排的!
  許多人的工作模式是,一直做,做到累了,或尿急了再起來走動或休息。但這是工作情況、身體狀態都很好的時候才有辦法做到的。
  若是習慣這樣「做累了才休息」的模式,當某天狀況不是特別好的時候,大概10-15分鐘就會跑起來,變成「有點累就休息」,這樣的情況會讓自己一整天都無法進入工作狀態。
  因此,妥善安排休息時間也是很重要的。
  觀察自己平均的專注時間可以維持多久,有些人是40分鐘,有些人是20分鐘。或像蕃茄鐘工作法建議的,每25分鐘一個循環,休息5分鐘或花5分鐘看手機、回mail,處理瑣事,再重新進入到需要高專注度的工作。
  這樣做的好處除了讓自己的眼睛、身體獲得適當休息,不至於累壞或肩頸酸痛之外,也因為有固定休息時間的存在,會讓自己在休息時間快到之前效率倍增。因為有點期待的心理狀態,會督促自己更快速、專注的完成手邊事項。

四、工作時,杜絕所有干擾

  即便大部分工作者都自認為是高專注度、且可以同時處理多項任務的人,但當你專心工作時,旁邊的手機螢幕因為通知亮了一下、或震動了一下,你忍得住不看一眼,或打開查看嗎?
  別小看工作時的小小干擾,這些都是會打亂工作節奏的元兇。
  因此,如果可以的話,把手機、平板等智慧裝置調成勿擾模式吧!等休息時間到的時候再查看手機,一次回覆訊息。

(手機通知的干擾程度比你想像的多很多。圖:Unsplash
  大家可以藉著這次遠距工作或分流工作的機會,重新審視自己的工作時間管理。
  不要只是逼自己「在同樣的時間中塞更多工作項目」,應該是要先「在同樣的時間中,提高原本工作項目的效率與生產力」,久而久之,同樣一天8小時,你會發現你能做得比以前多更多!(推薦:可以被具體執行的12大時間管理工具!)
 
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