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遇到問題,老是講不清楚?麥肯錫都是用這個「簡報架構」解決問題的

2020-05-18
SmartM/張寬渝
遇到問題,老是講不清楚?麥肯錫都是用這個「簡報架構」解決問題的
圖片來源 : pixabay
  當公司遇到問題時(如:公司出現負成長),做出一份解決簡報,供內部人員了解,已成為內部溝通常用的手法,這樣的手法不僅有效率,更可以幫助內部人員迅速掌握重點。然而,許多公司卻只是列出問題發生的原因,而未仔細分析。在缺乏架構的情況下,可能將問題過於簡化,導致該簡報可能傳達效力不佳,也無法解決問題。
  在麥肯錫管理顧問公司,簡報不是報告,而是一種「說服」,提出的簡報必須讓自己與對方理解一致才有意義。當發生問題時,麥肯錫有一套「處理問題」的簡報架構,當問題發生時,該如何提出解決辦法,讓公司回復到問題發生以前的狀態,甚至比以前更好。(延伸閱讀:一次掌握麥肯錫不外流的簡報說服技巧!)

Step 1:掌握現況

  當問題發生時,在簡報的第一步驟,要將問題現狀陳述清楚、掌握到底發生什麼問題,並明確定義問題。例如:公司在國內市場,某個季度開始出現負成長。

Step 2:緊急處置

  如同火災時先救火,而非追究為何發生。第二步驟是在發生問題時,公司做了哪些緊急處置,並將危害控制在最小限度?例如:公司針對產品進行改良,緊急處理負成長問題。 

Step 3:分析原因

  在緊急狀況處理以後,分析查明真正的原因來源,歸納影響原因,於簡報中條列呈現。例如:負成長原因可能是因為國內市場趨近飽和,或是環境因素造成需求量變小,導致產品呈現負成長。

Step 4:原因處理

  再來,簡報中列出修復該問題的方法,提出解決方案或替代方案。例如:某些產品可能已經進入衰退期,此時公司提出的方案可能是創建新產品、以及新的市場區隔,運用多角化經營解決負成長問題。

Step 5:防止復發

  最後是為了避免問題再度發生,提出的對策為何?例如:思考是否該跳脫國內市場,開發新的領域?
 
  運用此簡報架構,有助於提升你的簡報邏輯,未來在遇到問題時,無論是向外部傳遞訊息,或是企業內部溝通,都可以大大提升你的簡報說服力。(掌握簡報力,提升說服技巧,一窺頂尖企業的簡報思維)
 

參考資料

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