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好心糾正,卻講不聽?別再嫌「部屬難管」!4步驟拆解化解向下管理最大痛點

2020-06-25
SmartM/蕭宇彤
好心糾正,卻講不聽?別再嫌「部屬難管」!4步驟拆解化解向下管理最大痛點
圖片來源 : Pexels
  當部屬犯錯時,身為管理階層的人不免會產生疑問:「到底該不該罵人?」擔心罵了可能對方不領情,危害彼此的關係,但好好跟他說,又怕部屬不當一回事,下次又犯下同樣的錯誤,陷入惡性循環。
  其實,罵人可以是一種方法,但是許多員工不吃這一套,不但無法起到規勸效果,甚至會讓他內心積怨,長期下來對整體工作氣氛、效率都大大減分。
  因此,糾正員工不能總是用罵的,而是需要聰明的策略!只要掌握以下4個步驟,既能不失主管的威嚴,又能在平穩的氣氛下,成功規勸員工!延伸內容:學習職場常用5招談判技巧,與部屬快速達成共識!

步驟一:拋開憤怒情緒,強調外顯事實

  身為員工,被人糾正、被隨意貼標籤,肯定會覺得壓力很大。因此身為主管的你,第一步就是必須拋開情緒,先別用主觀的「想法」去評斷,而是試著用客觀角度看待員工的錯誤,並理解每個人都有不同的想法與背景,不要立刻動怒。
  另外,主管也要特別注意「外顯事實」的重要,因為這就是可量化、可觀察到的內容,例如員工的企劃書晚交了幾天、少訂了多少份貨,這都是相當直觀且客觀的事實。透過跟員工陳述外顯事實,也能避免上方提到的「主觀想法」問題,彼此比較不會陷入負面的情緒中。

步驟二:強調犯錯造成的影響

  當部屬已經鑄下錯誤時,身為主管的你,還要用客觀的陳述,和員工說明他犯了這個錯之後,會造成什麼後果,如大家為了等遲到的員工開會,影響了下午的工作行程,又或是某員工忘記發貨給客戶,造成雙方合作結束等等。

  藉由強調「後果」的方式,讓下屬更明確地知道他所犯的錯,不只是他一個人的事,而會牽動到整個團隊的運作,讓他能自我警惕。

 

  所以,當員工遲到時,你必須跟他說:「你今天遲到了20分鐘,現場有7個人在等你,等於浪費大家140分鐘的時間喔」,運用可量化的數字,使他了解犯錯後果。

步驟三:引導部屬做出改變

  相信你對員工解釋了這麼多,就是希望他做出改變,但「真正決定做出改變的方式」,應該要由部屬自己提出,而非從主管的口中下達命令。
  否則部屬會覺得自己像被罵了第二次,好似連自己提出條件改正的機會都沒有,因此傷到他的自尊心,致使心生不滿,更難讓他改正錯誤。
  但並非全部的員工,都能馬上想到改變的方式,這時,你應該適時指引他,讓他做出選擇。像是員工遲到,你可以建議他:「如果你容易遲到,下次開會前我請人發email通知你,或是讓你當會議的主持人,你想選哪一個呢?」透過引導他做出選擇,確保他認帳降低再犯率。

步驟四:讓下屬「主動」提出懲罰方案

  讓下屬提出方案,是要他「看見」所犯的錯誤,並對自己的行為負責。當約定好懲罰方式,也代表你們之間的溝通,並不只是說說,如果再次犯錯,就要確實執行他提出的懲處。
  處罰的方式也是由下屬來提出,讓員工覺得受到尊重,能和主管平行地溝通,而非像是被媽媽訓斥的小孩!因此,若下屬開會遲到,你最後也記得要問他:「下次如果再遲到,你會怎麼懲罰自己呢?」
  面對犯錯的員工,只要確實執行以上的步驟,就不用再害怕他不領情、講不聽,運用客觀的角度陳述事實,給他表達自己的空間,不僅能維護他的自尊心,更重要的是能改善職場的工作氛圍!(推薦學習:「如何運用『框架理論』,改變部屬對你的認知?」
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