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和部屬溝通,不是逼對方二選一 巧用6大技巧,增強主管影響力,與員工有「溝」有「通」!

2020-07-21
商周/敏敏校長的管理學-張敏敏
和部屬溝通,不是逼對方二選一 巧用6大技巧,增強主管影響力,與員工有「溝」有「通」!
圖片來源 : Pexels
【SmartM解讀】許多主管與下屬溝通時,往往會設下陷阱,或是以咄咄逼人的方式,顯示影響力。但有效的溝通,並非以強勢的口氣、一連串的「問訊」達成,而是由理性的訊息分析、肢體語言,甚至是同理心組成,唯有如此才能培養長久、有效率的上下溝通!
  他的問話裡充滿陷阱。你很清楚知道,怎麼答,怎麼錯。
  他在民生消費產業擔任產品研發,負責實驗室和產品開發工作。念的是生物學,後來轉任到食品營養學科,一路念到博士之後,就在台中清水的廠區,擔任主管。大家都稱他「坤博(伯)」。
  坤博非常注重儀容外表,尤其他看起來,嗯,非常整齊、乾淨,和他對話,你可以隱約感覺到他對於細節的注重。再多談個一兩句,話夾子一開,很明顯地發現,他話不多,但是每句話都是份量很重,精準用詞,讓人感受到來自工作和生活的嚴謹要求。
  這堂課是經理人主管課程,正在演練「漏斗式提問法」。提問法的精神是,要透過問問題,深入探索員工的狀態。我隨機點到坤博,一叫到他名字,整個教室氣氛,變得很不同。
  15分鐘之後,我知道為什麼了。
  場景設定在績效面談中,坤博必須跟屬下先說明這個面談的重要性,以及期望屬下自己要能提出改變績效的方案。
  坤博:「你覺得一個員工應不應該對自己的工作成果負責?」(應該)
  坤博: 「我們這家公司已經在年初的時候給你設定KPI了。這是文件,是你曾經看過簽署過的,請確認。」(是的,是我簽的)
  坤博: 「文件也看過,你也同意了,因此,我們就來談一談,你到底完成了多少。目前為止,有沒有問題?」(ㄟ 沒有)
  坤博: 「既然知道段成本績效目前只能到60%,為什麼現在會讓成本上升到70%?這件事你知道嗎?」(我現在知道了(無奈狀))
  坤博: 「要做一個負責的人,是你曾經說過的,那請你提出解決方案。」(ㄟ 我目前想不到)
  坤博: 「下個月如果我跟你再面談一次,你會承諾做到成本目標,對不對?」(我會努力的)
  坤博: 「你就直接講你做得到? 或做不到?」(做得到(快要哭泣))
  演練結束。大家面面相覷,我聽完整場,我必須承認,冒了一身冷汗。
  這樣的對話,主管透過他的職權,逼員工表態,而且選項只有2選1的無奈,每答一個問題,就落到下一個已經設計好的題目,然後員工又被迫答出主管期望的答案,整個過程看似在「對話和溝通」,但實際上,只更破壞主管-員工關係,因為,每個問-答,都是精心設計過,主管充滿心機,員工充滿猜疑,我完全感受不到坦-誠。(延伸學習:想用情緒感染對方?掌握4大說話方法,營造「自己人」的感覺
  我這樣的回饋,被打槍。
  坤博講話了,「敏敏老師,溝通不就是要員工照著主管的想法做事嗎?我們要說服他呀!」他問到。
  我有點傻眼。「為什麼你覺得員工一定要照著主管的想法做事?」
  換坤博傻眼。「不照著我們的方式,難道用他自己的方法來做我的產品研發和生產研究?」
  我笑著,因為,坤博把他的研究室SOP、研究流程、因-果假設放在員工管理,而少了和人互動。對他而言,「柔軟、變動、忍受模糊」不是工作應該要有的。
  溝通,一個具有普世的主題,你可以明顯感受到溝通魅力或說服力量的個體差異,你也許希望和某個人一樣「會說話」,但我看到更多的例子是,希望歸希望,說歸說,大部分的人在溝通時,還是「本性流露」、「自然演出」,很少人「刻意練習」,「換位思考」而「再登高峰」。
  「再登高峰」?是的,以下是我建議6個方法,它可以增加你的影響力,容易做到,且立即見到效果。

1. 留意臉部表情

  習慣性,臉部表情保持嘴角輕輕壓著、上揚,不論你走路、打電腦,即使沒有跟人交談對話,我建議都保持一個比較和善的靜態表情。當跟對方說話時,請務必眼睛看著對方的眼,適時點頭。

2. 練習複述

  將你所聽到的重點,總結給對方,並且詢問是否有遺漏之處。

3. 情緒回應

  當對方明顯展現對某個主題或人物的情緒,請你特別傾聽,並且使用同理心,讓自己適度進入對方狀態,並且要求對方說更多。

4. 開放式問題

  想建立深層溝通關係,或者得到更多創意答案,請一開始使用開放式問題。開放式問題不外乎詢問: 「什麼(what)」、「為什麼(why)」。我自己偏好多使用第一個問題,並且會適度控制自己不要問超過3個為什麼。太多的「為什麼提問」,會讓人覺得咄咄逼人。

5. 適度使用封閉式問題

  封閉式問題提問是為了讓對方準確地給予想法或選擇,這種深具「表態」的問題,我通常會放在溝通後段使用。

6. 稱呼對方名字

  真不敢相信,這麼簡單的方法,很少人用。稱呼對方名字,尤其是小名、綽號,會讓人格外有親切感。建議可以在「你」之前,加入對方小名,而調整成「敏敏,你」。
  這招你試試看,出奇好用,也是我個人偏好。
  溝通,重要的是「溝」。渠道建立,沒有阻礙,訊息和專業自然「通」。
  職場已經是一個工作超量、心情疲倦的超級壓力場,請主管們,不要再讓員工覺得跟你溝通是一件需要步步為營,充滿壓力和疲倦的事。
  畢竟,有人的地方就有江湖,而江湖,最不缺的,就是風波。
  各位大俠,和員工溝通的時候,少刀光,少見影,手下留情呀!
  (本文如有情節人物雷同者,純屬巧合)
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本文出處
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