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光用表格統整數據還不夠!從管理者角度,學3大精簡表格原則

2020-08-05
SmartM/張盈蓁
光用表格統整數據還不夠!從管理者角度,學3大精簡表格原則
圖片來源 : SmartM
  為了讓大家迅速了解複雜資訊,許多人會使用表格整理數據。但只是簡單地輸入資料,只能稱得上「資料統整」!
  立刻跟著職場簡報教練孫治華,從管理者的角度學習簡報製作的技巧,跳脫僅是「資料統整」的基礎功,做出即具鑑別度的表格!(立即學習:讓大量數據與資料成為你的獨到洞察!製作商業簡報,你該了解的資料處理策略)

光用表格統整數據還不夠!從管理者角度,學3大精簡表格原則

(製圖:SmartM大大學院/張盈蓁)

修改前:

  當你看到這個表格,你第一眼會看到哪一項數據呢?
  這個表格是為了呈現推廣通路的成效,所做出的整理。內部呈現了通路品牌、店家數量、消費方式,但毫無排列的數據,根本無法讓人一眼就看出各通路的成效表現。
光用表格統整數據還不夠!從管理者角度,學3大精簡表格原則
(製圖:SmartM大大學院/張盈蓁)

修改後:

  製作表格時,運用以下3個步驟,重新調整呈現方式,才能讓人一眼就看出表格重點!
 
  • 分類
  先將資料分門別類,用具體的界定,讓人快速抓到重點。
  舉例來說,可以將10個通路根據主要販賣的內容,分超商、點心麵包與咖啡3大類,精準劃分通路,馬上就能看出通路成效的優劣。
 
  • 排序
  接下來,根據想強調的部分排序,讓數據資料更容易閱讀與比較。讓主管一眼就能看出你投入最多的部分,同時加速閱讀速度。
 
  • 加分析小結
  最後,可以針對數據作出分析,用來總結整個表格並賦予意義,也能加深聽眾印象。
 
  另外,在報告時,多數人都會標示高數值的部分,強調自己的貢獻。但對主管來說,更重要的是你「怎麼解釋成效不彰的部分」。因此,當表格中有特別低的數值,你得先準備好應答的方式,避免簡報扣分!(延伸閱讀:成為年度業績王!優化銷售簡報的第一步,你真的懂你的客戶需求嗎?)
 
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